论大数据时代背景下纸质档案的重要性
时间：2021-01-30 14:09:31 来源：达达文档网 本文已影响 人 
周亚君
纵观历史，古往今来，每一项新技术的产生都预示着一个新时代的到来。随着移动互联网、云计算等新技术的不断普及，信息时代汹涌而至，不同角色间输入、输出的海量信息，产生了巨大的数据量。据预计，2020年全球以电子文档形式存储的数据量将达到35ZB，是2009年全球存储量的四十倍。数据爆炸式的增长，完全超乎了人们的想象，整个世界迎来了大数据时代。
为适应大数据时代的要求，我国档案数字化建设也全面提速，数字档案库、数字档案馆建设也全面铺开。但随之而来的关于电子档案安全问题的讨论也越来越热烈。海量信息共享、检索快捷便利是电子档案的优势，但与传统纸质档案相比，其真实性、可靠性、安全性又不断遭到人们的质疑。原国家档案局局长杨冬权曾在《电子档案安全亟须警惕》一文中说“没有攻不破的电子网络”，“网络攻防是长期而艰巨的斗争”，“不要让‘大数据时代变为‘大数据泄密时代”。确实，在电子档案系统尚不完善，极易遭受“网络黑客”和“网络病毒”攻击的情况下，盲目依赖电子档案，鄙弃纸质档案是不明智的。
纸质档案作为一种原生的信息资源，诞生两千多年来，对人类社会影响深远，在人们心目中的地位也是根深蒂固。纸质档案既有实物的真实感，又有历史印证的沧桑感，还有无可比拟的文化价值和收藏价值。纸质档案作为事件记录的唯一原始载体，是不可复制、不可涂改的，所以更真實、可靠，更具有参考价值、利用价值以及法律效力。因此，在互联网大数据背景下，在电子档案建设如火如荼之时，我们也必须清醒地认识到纸质档案建设的重要性，不要一味的、盲目的推广电子档案，而忽略纸质档案的收集和保存，忽略以往纸质档案的维护和抢修，从而造成无法弥补的遗憾和损失。
一、纸质档案信息的真实性
管理完善保存完整的纸质档案，客观地记载了历史的真实情况，比如当事人的亲笔手稿、当事人签名、领导批示、单位盖章等，年代越久远，纸张和墨迹的痕迹越明显，越难被伪造和篡改，完美地体现了纸质档案的唯一性和真实性。所以纸质档案更真实，更容易让人信服，更具有法律效力。
电子档案，因计算机软件系统及信息存储本身存在的缺点和不足，容易被复制、修改和删除，即便电子档案进行了加密，安装了防火墙，也极易被攻破，现在有很多软件都可以对电子档案进行修改，而被修改的电子档案，几乎不留痕迹，真假难辨。在网络上通过邮箱、微信等媒介传递的电子档案，也很容易被拦截或更改，这些都使得电子档案的原始性和真实性难以判断，因此电子档案很难发挥它的原始凭证作用。档案管理者对于一些重要的文件材料，在利用电子文档进行存档的同时，必须加强保管其对应的原始纸质档案，来佐证原始事件的真实性。
二、纸质档案信息的安全性
档案记录的许多信息，个人信息比如姓名、身份证号、电话号码、家庭住址，或者房产、收入等，都属于个人隐私，是不能随便泄露的。纸质档案在查阅利用的过程中，有严密的程序，比如出示个人证件或者单位介绍信等，档案管理人员决不会随便泄露、随便外流档案信息，从而造成不良影响。可以说纸质档案一旦形成，我们只要对纸张妥善保管，就达到了安全保管的目的，方法和形式都比较单一、也比较容易。
而电子档案在形成、传输、存储、处理的过程中，不稳定因素太多，安全性难以保证。近年来不法分子篡改、窃取电子档案的例子不胜枚举。2016年，山东接连发生了两起篡改高考志愿事件，给考生带来了严重的损失。其实不但高考志愿系统，很多单位，甚至档案馆，其网络安全措施都并不牢靠，许多重要信息，一旦丢失，牵扯的可能是国家利益、单位声誉和个人前途。虽然目前建立的计算机网络防火墙和病毒查杀系统能够在一定程度上起到安全防护作用，但软件缺陷和互联网漏洞以及黑客技术、计算机病毒种类日益翻新，都难以保障电子档案的绝对安全。传统纸质档案管理的方式方法和利用经验都非常成熟，我们只要提高纸质档案管理人员的职业素质，纸质档案被盗取或者被篡改的可能性微乎其微。因此我们在努力确保信息安全为电子档案提供强有力保护的同时，更要看到纸质档案为其安全保障发挥的重要作用。
三、纸质档案信息的耐久性
纸质档案的载体是纸张，纸张的使用寿命，就是档案的使用寿命。而造纸术是中国四大发明之一，中国人在纸张的使用上也积累了丰富的经验，前辈们流传下来了防老化，防潮、防虫、防洇等各方面的技术。只要我们为纸质档案提供干湿适宜的环境并且远离自然灾害和人为盗取破坏，纸质档案就可以有着超过一千年以上的寿命。
而电子档案必须依托光盘、U盘、硬盘等电子介质存储，这些电子介质的材料极不稳定，很容易因为摩擦、强烈的震动、电流的变化、磁场的变化或者温度湿度的变化，而发生消磁、老化、线路烧毁等现象，从而造成电子档案无法读取的现象，造成无法挽回的损失。同时，电子档案的使用寿命不仅和存储介质的内部结构有关，还和信息技术的更新息息相关。我们都知道，电子时代，信息技术更新换代的太快，往往一种新的技术还没有使用熟练，或者单位刚刚购买的电子设备才刚刚投入使用，就会发现另一种新技术已经产生了，或者刚刚购买的电子设备已经落后了。最重要的是，会发现这些技术之间或者这些设备之间，无法升级更新，无法通用或者兼容，那么之前的努力就都白费了。档案数字化建设也是一样的道理，技术更新换代太快，软硬件技术易过时，后续技术支持难以支撑，数据库加密技术使旧的数字信息数据很难被新的硬件设备和软件系统还原读出，所以说电子档案的使用年限，在一定程度上只取决于读取它的软件的使用期限，而这个期限谁也无法保证。
四、纸质档案归档的规范性
因为纸质档案的长期存在，纸质档案在收集、鉴定、整理、立卷、保管、利用等工作中形成了一系列的规范准则。档案管理人员依靠这些准则、经验按时进行档案工作分类、编目、归档，操作起来驾轻就熟，经过整理的档案查阅利用非常便利。
跟纸质档案相比，电子档案归档，是一项更为艰苦细致且难度较大的工作。为了保证电子档案安全，目前主要有签署技术、身份验证、数字水印、数据加密等技术，但是具体操作起来，往往没有那么严密，移交、登记、管理也不够规范。多数档案员也不具备较高的信息技术应用能力，所以，目前电子档案的归档管理，还有较多需要规范提高的地方。
五、纸质档案的历史价值
纸质档案是国家和人民的财富，是人类记忆悠久历史的载体，是国家文明程度的重要标志，从某种意义上讲，纸质档案本身不仅承载着历史，也代表着一段历史，这一点是电子档案无法替代的，相比较电子档案来说，也显得尤其珍贵。人们对传统文化的自信来源于对传统文化的学习和继承，档案部门积极传承档案文化和档案的历史价值，为增强中华民族的文化自信将发挥积极的作用。
作者单位：河北省平泉市档案史志馆
