库位码在医院物资库房管理中的应用
时间：2021-04-06 08:03:33 来源：达达文档网 本文已影响 人 
[摘要] 目的 探讨库位码对提高医院库房工作效率，改善库房管理，优化临床服务的作用。方法 为库房每一种物品根据具体库位信息，编写相应的字母加数字组成的库位码，并将每一种物品的库位码输入医院信息系统（HIS）库房管理程序的基本信息中。出库单显示相应的物品库位码，盘存表以库位码排序以便于盘点。在使用库位码后对库房管理员的发货时间进行对比，同时调查库房管理员和临床领物人员的满意度。结果 使用库位码可明显缩短发货时间，提高工作效率，提高服务质量，提高临床科室对库房人员的满意度。结论 库位码在医院库房工作的应用使库房管理更加科学合理。
[关键词] 库位码;医院库房;优化服务;库房管理
[中图分类号] R95[文献标识码] A[文章编号] 1672-5654（2018）08（b）-0016-03
该院作为一个日均门诊量超过15 000人的大型综合性三甲医院，每天都有大量的门诊住院医疗业务，因此催生了大量的医用耗材、日用品、办公用品等物品申领需求。医院物资库房作为后勤保障的窗口部门之一，理应为各临床业务科室提供优质高效、满意的服务。由于库房物资种类多、物品申领工作繁重，而库房人员有限，导致发货量急剧增加，发货不及时。另外，科室内部不同的库房之间也存在人员轮转等管理问题。通过设计各库房物资的库位编码，录入库房管理系统，并将库位码显示于出库单，应用于日常发货和盘点等工作中，取得了较好效果，提高了库房服务质量和工作效率，优化了库房工作流程。
1 对象与方法
1.1 研究对象
该院物资库房分为了4个小库房，共有相关人员5名，其中1名管理人员，4名库房管理员。将4名库房管理员在使用库位码前后的发货时间进行对比，并对4名库房管理员在使用库位码后的满意度进行调查。同时，选取20名临床科室领物人员针对使用库位码前后的领物满意度进行调查。
1.2 方法
1.2.1 库位码设计编排方法 ①准备工作。在开始编码前，需要按照各库房的结构制作平面图，在平面图上标记货架和待摆放物品的类别，便于各库房管理人员能够初步掌握库房的空间结构[1]。
②库位码的编写。首先，对库房内货架进行编号，用字母A～Z排序。然后，对货架的层数进行编号，一般货架仅4层，用数字1～4排序。最后，对每层货架上的位置进行编号，用数字00～99排序。由此，形成一个由1位字母和3位数字组成的库位码，其中，第1位字母代表货架号，第2位数字代表货架层号，第3位和第4位数字代表每层货架的库位号。例如，用库位码C203来标识库房中C货架第2层第03位的物品。
③录入信息系统及标识。按照上述库位码的编写规则将库房所有物品逐一编码，并将各物品对应的库位码统一录入医院信息系统的库房管理程序中保存。在录入工作完成后，逐一核对是否有遗漏或录错的信息，并及时修改调整。库位码核对完成后，医院信息部门调整出库单的打印格式，将库位码信息显示在出库单上物品名称相应的栏目内。若库房材料的库位发生了变化或有新增的物品，库房记账员需及时将系统中物品对应的库位信息进行调整[2]。
在完成了物品编码和系统录入工作后，打印出各货架的编码并贴于货架醒目位置，同时，将库位所对应的具体库位码制作成标签，标于货架上。通过以上步骤，库位码的提示信息在库房的工作区域内随处可见，库房管理员可迅速完成发货配货等工作。
1.2.2 评价方法 ①发货时间对比和库房管理员满意度调查。对同一库房管理员，同一出库单，将使用库位码前后的发货时间进行统计对比。同时，通过问卷的形式，对使用库位码管理前后库房管理員的使用感受进行评价。
②问卷调查。使用库位码后，对临床各科室领物人员发放自行设计的调查问卷，问卷采用不记名方式，调查各科室领物人员对库位码使用前后的评价，共发放问卷20份，回收问卷20份。
2 结果
使用库位码后，同一库房管理员针对同一出库单（包含7条项目）的发货时间相比于使用库位码之前更短（表1），同时，结合实际工作中的使用感受，所有库房管理员普遍认为在使用库位码进行管理后，工作效率更高（表2）。针对临床领物人员的问卷调查结果显示，在使用库位码后，由于缩短了领物等候时间，减少了差错率，临床各科室领物人员对各库房服务的满意度大幅提升（表3）。
3 讨论
3.1 缩短配货发货时间和领物人员等候时间，提高工作效率和临床满意度
应用库位码之前，库房物品种类繁多且摆放无序，库房管理员收到出库单时，按照品号排序进行配货、发货，路径往往会重复，需要来回走动、搬运。而采用物品库位码管理后，库房记账员在打印出库单时，库位码在单据上直接显示，库房管理员只需要按照库位发货，不再需要按记忆查找材料的位置，大幅减少了无效走动，缩短了发货时间和领物人员等候时间。对于同一物品的不同规格，也可凭借库位码进行区分，减少错发物品的情况。如有不熟悉的物品或新增的物品，也可以快速根据库位码准确定位材料位置。
3.2 减少发货错误率，降低退库率
同一种医疗耗材有许多不同的规格，仅凭大脑记忆物品位置进行发货，很容易在发货时混淆，以至于发错货，进而增加后续退货工作。而在使用了库位码进行管理后，由于同名品不同规格的材料，所属的库位码不同，库位码又具有唯一性[3]，库房管理员能够快速准确区分不同的材料，从而减少发货错误的可能性，降低了物品的退库率。
3.3 节省盘存时间，减轻库房管理员的劳动强度
由于库房入出库量大，为保证库房物品数量的准确和完整，库房每月底进行盘存。以往在盘存时，打印的库存明细表按品号排序，库房管理员凭记忆或经验，对每种物品进行盘点，耗时长，工作量大。在应用了库位码后，盘存时，库存明细表按库位码排序，库房管理员按照打印的库存明细表的顺序进行盘点，将实际数量标在库存明细表上，对比物品的账面数量和实际数量，较以往的盘存更准确，且节省时间和劳动力，提高盘存的效率[4]。
3.4 提高库房人员管理效率
该院物资库房目前采取的是岗位轮转制度，每位职工都会轮转到库房，库房管理员也会在不同库房间轮转。库房物资数量大，且同产品不同规格材料多，新轮转人员需要2到3天熟悉库房材料的摆放位置。而在使用库位码之后，尽管每个库房各材料的库位码不同，但编排的规则是相同的，库房管理员无论轮转到哪个库房，只要熟练掌握库位码的编排规则，都能快速进入角色，做好新库房的管理工作。即使是新手，也仅需对货架的位置进行简单记忆，便可通过库位码找到需要的材料，仅需1到2小时即可快速上手，提高工作效率[5]。
4 总结
从实际应用效果来看，通过使用库位码对医院物资库房进行管理后，库房工作人员在配货、盘存等环节中不再需要牢记每个物品的准确位置，即使是才轮转到库房的新人，只需要熟悉库位码的规则，即可直接找到所需物品，将库房管理员从传统单凭记忆发放物品的工作中解脱出来，大大提高了库房的工作效率和管理水平，为临床科室更好服务患者提供了有力的后勤保障。
[参考文献]
[1] 杨翠娣，陆少雁，苏剑欣，等.基层药房药品库位编码的设计编排对药房工作效率的影响[J].北方药学，2016，13（2）：166-167.
[2] 应海燕，付耀华，陆秀萍.药品库位码在中医院药房药库日常工作中的应用[J].中医药管理杂志，2015，23（11）：93-94.
[3] 周淑群.八位数库位码在我院病区药房药品管理中的应用[J].黑龙江医药，2014，27（3）：598-599.
[4] 邹彩虹，陈绳杰，常玉光.药品库位码在医院药品管理的应用实践[J].健康之路，2017，16（6）：285-286.
[5] 郑咏池，唐仕炜.药品货位号管理模式在医院药房中的应用[J].华西医学，2014，29（6）：1146-1147.
（收稿日期：2018-00-00）
