如何在公文写作中规范运用缩略语
时间：2021-02-13 07:52:28 来源：达达文档网 本文已影响 人 
由于公文写作的工作量很大，所 以人们为了达到言简义丰的目的，往往 会使用一种比较简略的语言表达形式， 即缩略语。2012年新颁布的《党政机关公文处理工作条例》第三章“公文格式”第九条第四款规定，发文机关标志由发文机关全称或者规范化简称“文件”二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称。与该条例配套的《党政机关公文格式》在“7.2.4发文机关标志”中作了同样的规定。事实上，不仅是公文的发文机关标志，公文的正文同样要求缩略语的使用要规范。那么，怎么才能规范、恰当地在公文写作中运用好缩略语呢？
一、现代汉语中的缩略现象
下面我们就来看一下现代汉语中的缩略现象及它们的构成方式。
现代汉语中的缩略语，数量很多。笔者通过研究各种收集的材料，参考了各家的学说，认为，现代汉语缩略语主要有三种主要的构成方式，即缩合、节除和统括。
先说缩合。缩合，有的学者称为“压缩”，是指将原词语按意义分成几个部分（每个部分可以是词，也可以是短语），然后从各部分中抽取最能代表原义的语素（或词），重新组合起来，将其余部分省略掉。这是产生缩略语的主要方式。它又可细分为以下几种情况：
第一种，抽取原形式中每个词（或前或后）的前一个语素，重新组合。例如：马来西亚航空公司——马航，失去联系——失联；
第二种，抽取原形式中每个词的后一个语素，重新组合。例如：电影明星——影星，华侨事务——侨务；
第三种，抽取原形式中前词的前一个语素和后词的后一个语素，重新组合。例如：交通银行——交行，泰山北斗——泰斗；
第四种，抽取原形式中前词的后一个语素和后词的前一个语素，重新组合。例如：人民警察——民警，对外贸易——外贸。
这里所说的“前词”“后词”，有的学者称为原形式中的“意义段”。当然，有时构造缩略语，从原形式中选择的不是只是每一个意义段的一个成分，而是由好几个成分，比如从某一个意义段中选的成分多，而从其他的意义段中选的成分少，甚至不选。而意义段，也并非总是只有“前词”“后词”两个。比如：农业科学院——农科院，政治协商会议——政协，中共中央宣传部——中宣部，环境卫生管理处——环卫处。
再说节除。节除，有人称为“节略”，有人称为“截略”。是指直接节取原形式的某一部分，将其余部分去除掉。具体来说，分为以下三类：
第一类是取头式，如：标点符号——标点，同济大学——同济；
第二类是取尾式，如：人工气胸——气胸，政治指导员——指导员；
第三类是取腹式，如：阿拉伯叙利亚共和国——叙利亚。
最后说统括。统括，是指把内容上或形式上具有相似特点的几个对象用数词或数量短语概括在一起。有学者将其称为“数概”，认为是一种把有相同词语（或者相同词义）的联合短语（词组）或者并列复句中的相同词语（或词义）概括起来，用数字加相同词语的形式组成新的词语的修辞方法。它大致分为两类：
第一类，原词概括，如：新型城镇化、新型工业化。新型农业现代化——三化，包修、包换、包退——三包；
第二类：原义概括，如：坚持社会主义道路，坚持人民民主专政，坚持中国共产党领导，坚持马克思列宁主义、毛泽东思想——四项基本原则。
二、汉语缩略语构造的意义理据
想要规范地使用缩略语，避免各种误用，还需要知道汉语缩略语的构造理据。只有这样才能明白，为什么对于同样的原形式，这样的缩略形式是合理的，而另一种缩略形式就不合理、不能使用。本文在此主要讨论缩略的意义理據。
前面提到汉语缩略语的构造方式的时候，已经知道，要构造缩略语，就得从原形式不同的“意义段”中提取语素，这么做理据何在呢？
这里要说的是，提取出的成分（如某语素A或B），不一定全部使用它的自身的意义（所有的义项里的某一项），也可以使用以它为构成成员的另外一个复合词（如AX、XA、BX、XB）的词义，此时提取出的A、B就成为AX、XA、BX、XB的“意义支点”。
例如：缩略语“家电”，《现代汉语词典》给“家”（读音为阴平调）列出的义项分别是：
家：①家庭；人家。②家庭的住所。③借指部队或机关中某个成员工作的处所。③经营某种行业的人家或具有某种身份的人。⑤掌握某种专门学识或从事某中专门活动的人。⑥学术流派。⑦指相对各方中的一方。⑧谦辞，用于对别人称自己的辈分高的或同辈年纪大的亲属。⑨饲养的（跟“野”相对）。⑩量词，用来计算家庭或企业。
同样，给“电”列出的义项是：
电：①有电荷存在和电荷变化的现象。②闪电。③动词，触电。④电报。⑤动词，打电报。⑥姓（首字母大写）。
很显然，“家电（ AB）”中，“家（A）”没有使用“家”的义项中的任何一个，同样“电（B）”也是如此。也就是说，“家电（AB）”的构成格式不是AB=A+B，而是AB=AX+BX，即家电=家用+电器，同类的还有：恒指=恒升+指数
当然，这种格式也有可能异化为：
AB=AX+XB，如：彩管=彩色+显像管
AB=A+BX，如：小巴=小+巴士
AB=XA+BX，如：邮协=集邮+协会
但是，这里要注意：
一是像“影星（AB）”这样的不能再分解出X的成分，“影（A）”使用了“电影”的义项，“星（B）”使用了“明星”的义项，因此，影星=电影+明星，是AB=A+B，而不是AB=XA+XB。当然，这仅仅是从意义上讲，不影响“影星”作为缩略语的身份。
二是从原形式中选取哪一个语素作为意义支点，大多取决于社会成员的约定俗成。从意义上看，总是选取那些在表义上最能代表原形式意义的语素，从而把令人误解的可能性降到最低限度。比如，“中央电视台”可缩略为“央视”，应该说让“视”代表“电视台”是合理的。若是缩略为“央电”，便有“中央供电局”之嫌；若是缩略为“央台”，则容易与“中央人民广播电台”相混淆。“视”在这里最具代表性。
三、文字工作人员应如何规范化运用汉语缩略语
通过上面的分析，我们已经知道了汉语缩略语几种主要的构成方式，以及缩略构造的意义理据。那么作为文字工作者，究竟应当怎样在实际工作中避免缩略语使用的不规范现象，以达到既利用缩略有利的一面，又避免不当使用对公文写作造成不良影响的目的呢？
（一）对照缩略语的构成方式和构造理据，避免生造缩略语。我们可以对照以上所讲的缩略语的构成方式和构造理据，对一个较长的语言形式进行处理，避免生造缩略导致接受者、阅读者的理解困难。
试举几个反例以供对照：
曾有人将并非保密单位的“五讲四美三热爱办公室”（即现在的“精神文明建设委员会办公室”）缩略为“543办公室”；将“人工影响天气办公室”缩略为“人影办”，令人费解，不利于沟通交流。
更有甚者，有些生造缩略语容易让人引起不雅的联想，把本来严肃的表达庸俗化，令人啼笑皆非。例如，曾有人将“上海测绘研究所”缩略为“上测所”（谐音“上厕所”），殊为不妥。
（二）要注意缩略语使用受时间性、地域等语境因素的限制。有很多的缩略语是有时间、年代限制的，如果在当代的文稿写作时需要使用曾经风靡流行、但已退出日常生活的缩略语，应当予以注明，避免阅读者的困惑。
有时同一个缩略语，在不同的地域有不同的原形式，指的是不同的对象，例如“华师”在武汉指华中师范大学，而在广州指华南师范大学，使用时必须要注意语境。另外，一些只在某个专业、行业内部常用的缩略语，进入通用公文时，也须予以注明，避免不易理解。由于公文语体具有严肃性、庄重性要求，所以在公文中应主要运用消极修辞，某些网络语言中流行的缩略语言形式，即使可能比较生动幽默，也不适宜使用。
（三）一定要遵循约定俗成的规律。荀子说：“名无固宜，约之以命，约定俗成谓之宜，异于约谓之不宜。”约定俗成对语言有着非常强大的约束力。一种原语言形式有时会出现多个缩略形式，但经过社会使用的检验和选择，其中的某一种缩略形式被大多数社会成员所接受，若刻意去改变它反而会妨碍正常交际。比如，“邮政编码”在理论上有两种缩略方式，即“邮编”“邮码”，但最后只有“邮编”被人们认可了，这就是习惯力量在起作用。当我们的公文写作人员在面临类似的选择时，也自当遵循这个约定俗成的原则。
四、关于制定公文写作领域中缩略语使用的法定标准的设想
笔者查询了相关资料，发现在某些特定的领域里，对缩略语的规范已经有了全国法定的标准。例如，在辞书编纂领域中，缩略语已经有了国标。国家技术监督局曾经在1996年6月1日起发布实施了用于辞书编纂的常用汉语缩略语的国家标准，标准号：GB/T 15933-1995，名称：辞书编纂常用汉语缩略语，英文名：Common Chinese abbrieviations used in dictionaries； 该标准于2005年12月1日作废，并被另一个国家标准GB/T 15933-2005代替，新标准由国家质量监督检验检疫总局和国家标准化管理委员会发布。
两个版本的标准都规定了综合性辞书编纂中确定常用汉语缩略语的基本原则和部分缩略语及其所指代的全称词，适用于综合性辞书编纂工作，还规定编纂其他工具书时也可以参照使用该标准。
该国家标准的发布及其在全国范围的应用，有效地推动了中国大陆出版界内辞书编纂工作的进行，一定程度上结束了多年以来在这一领域内汉语缩略语使用混乱的局面。
再看公文写作领域，尽管国家新颁布的《党政机关公文处理工作条例》和与之配套的《党政机关公文格式》都规定了“发文机关标志”这个要素中简称应规范使用，但究竟该如何规范化使用，没有具体规定，更没有对公文正文的行文过程中缩略语的使用作出规定。所以，笔者设想，为了在公文写作中更好地利用缩略这一重要的语言形式，是否也应研究和出台对于公文写作领域中有关汉语缩略语规范化使用的统一标准？在此提出这一设想，以供探讨。
缩略语是一种符合著名语言学家马丁内所讲的“语言演变的经济原则”的重要的语言表达形式。它在公文写作过程中的运用，可以起到言简而意赅、辞约而旨达的功效，明显地提高表達的效率。但是，由于公文本身有严肃性、准确性、庄重性的表达要求，所以文字工作人员应注意规范地使用缩略语，尽量避免使用不当，以达到最为理想的表达效果。 （摘自《办公室业务》）
