梳理业务经营脉络找准切入点实施信息化
时间：2021-04-21 07:58:27 来源：达达文档网 本文已影响 人 
魏英东,安徽电视台安徽广电信息传播有限公司副总经理、安徽省中小企业服务中心信息化顾问委员会总顾问、安徽富煌集团IT总监,信息化从业经验丰富:1998年,在鹰牌陶瓷负责实施ERP系统SAP R/3软件PP、MM业务模块,培训电脑用户。2000年,在飞歌空调负责组建企业局域网,实施财务电算化系统,开发人事管理信息系统等,并培训电脑用户;在协力仪表负责组建企业局域网和培训电脑用户。2002年,在洽洽瓜子负责组建总部企业局域网,组建集团广域网,实施办公自动化系统、防伪防窜货系统等。2007年,在燕之坊食品负责规划设计企业营销管理工作流程,组建企业局域网,实施营销配货计划管理信息系统。2008年,在富煌钢构负责优化组织结构,改造主营业务管理流程,制定信息化管理制度,开发货款回收管理信息系统、办公自动化系统、财务电算化系统等。2009年,在三联泵业负责指导企业局域网建设和 ERP系统实施。2010年,在安徽军工集团负责集团信息化规划设计,并指导信息化项目实施。
上期专栏讲到要做好企业信息化的规划与实施,不能从企业职能部门需求的角度,更不能从单纯的信息系统项目的角度,应该从企业管理的整体角度着手。本期专栏按照这种思路继续探讨,主题是企业如何根据经营活动和商务交易活动构建信息化工作体系。
接手富煌集团企业信息化工作的时候,富煌集团的董事长问我如何构建富煌集团的信息化工作体系。从那一刻起,我就决定,要边实践边总结,提炼出这纷繁表象后的基准答案。
针对业务经营管理布局
实践经验显示,像富煌集团一样,一般企业的经营管理活动基本分为外部协作、内部事务这两方面。外部协作是与合作伙伴的商务交易活动;内部事务是企业内部的业务经营活动,它又分为主要业务经营活动、辅助业务经营活动和跨部门的协同办公事务活动。
主要业务经营活动是以产供销为核心的采购、生产、仓储、销售、售后服务;辅助业务经营活动是为了产供销而配置的人事、行政、财务、技术、企划、IT、质管;跨部门的协同办公事务活动是为了主要业务经营活动、辅助业务经营活动以及与外部合作伙伴的交易活动的事务处理。
外部合作伙伴的协作是供应链管理、客户关系管理和商务交易管理,必然需要把面向过程管控的企业管理模式融入各个信息系统之中,构建企业经营活动的各个信息化工作体系。
四关键系统支撑商务交易
管理大师彼得·德鲁克在2004年出版的《德鲁克日志》中讲到:“当今企业之间的竞争,不是产品之间的竞争,而是商业模式之间的竞争。”
由企业的商业经营模式引发的商务交易活动和需要建立的信息化工作体系,以及由此产生的关键信息系统建设。
不难看出,如果企业要构建一套体系化的电子商务交易平台来支撑企业的商务交易活动,从而创新企业的商业经营管理模式,那么需要先建立ERP企业资源计划管理信息系统来管理企业自身的日常业务经营活动,创新企业的业务管理模式;继而,一方面将ERP的MM物料管理子系统功能向SCM系统扩展,管理供应商的生产交货,直至供应商的客户;一方面将ERP的SD销售与分销子系统功能向CRM客户关系管理系统扩展,管理销售商的销售送货,直至销售商的客户。
构建企业的商务交易活动信息化工作体系,需要有四个关键信息系统来支撑:ERP系统、SCM系统、CRM系统和EB平台。其中,ERP系统是关键中的关键,即抓手。SCM系统和CRM系统是两翼,是ERP系统的MM子系统、SD子系统的功能扩展。最后通过EB交易平台对接ERP系统、SCM系统和CRM系统的系统数据库,进行内外部的同步时时交易。
相应地,在信息部门的设置方面,需要在企业总部设置信息管理中心这一职能总部,并下设电子商务部、信息系统部、数据管理部、软件开发部、网络管理部、电脑维护部等职能部门,以及编制IT总监和各部门经理等工作岗位,并设立任职资格条件、岗位工作职责和绩效考核指标,从而由该信息部门和IT人员来负责构建企业的商务交易活动信息化工作体系,以及具体的企业商务活动工作流程设计和相应的信息系统规划、实施、管理、维护和优化。
ERP成败关键在于弄清需求
自20世纪90年代开始,中国很多企业曾高调地引进ERP系统,成功实施ERP系统的企业却寥寥无几,甚至还有被ERP系统拖累到死的企业。像20世纪90年代中期实施ERP系统的珠海华丰食品工业集团,历时1年半,耗资上千万元,却最终以失败收场。当时的联想电脑集团,也是在经历了第一次实施ERP系统失败之后,坚持第二次实施才算成功。
决定以ERP系统为代表的信息系统实施成败的关键不在于ERP系统本身和ERP系统的供应商,而在于要清楚地知道企业的需求、企业自身管理模式和管理水平和企业员工的专业水平。
如果想通过构建ERP系统来管好企业的业务经营活动、创新企业的业务经营管理模式,就要从如何管理企业的业务经营活动这一角度分析,寻找切入点,再确定ERP系统的功能,构建企业的业务经营活动信息化工作体系。首先就要建立以HR系统为抓手的系统,理清企业的组织结构、部门岗位、人员的职务级别、统一组织编码,并将员工人事信息共享到办公用品管理、财务电算化、用章电子审批、薪资福利管理、员工考勤管理、固定资产管理等系统,从而建立一套辅助业务经营活动信息化工作体系;其次还要建立以OA电子审批流系统为抓手的办公自动化系统,通过网上电子审批系统、网络视频会议系统、网络视频监控系统、电子邮件系统等各系统建立一套网络化的协同办公事务活动信息化工作体系;然后才是建立以PDM系统为抓手的进销存管理系统,改变技术人员的产品设计工作模式,统一物料编码、自动分解BOM清单表到生产计划管理系统、采购招标管理系统、仓储运输管理系统、销售分销管理系统、财务电算化系统等各系统,从而建立一套主要业务活动信息化工作体系;最后通过实施ERP进行系统整合,来全面管理企业的业务经营活动,从而建立一套企业业务经营活动信息化工作体系。
ERP的前奏是HR和OA
企业的业务经营活动信息化工作体系的关键信息系统是ERP系统,企业的主要业务经营活动信息化工作体系的关键信息系统是PDM系统,企业的辅助业务经营活动信息化工作体系的关键信息系统是HR系统,企业的协同办公事务活动信息化工作体系是OA系统。所以,成功实施ERP系统的前提是以PDM系统、HR系统和OA系统这三类系统为代表的诸多信息系统的成功实施和集成应用。
所以,一个企业,如果先于HR系统上了财务电算化系统、办公自动化系统、薪资福利系统、生产系统、销售系统等系统,那么,当一名员工离职时,不仅这名员工要办理原始的离职签字手续,到相关部门会签,相关部门还要各自上各自的信息系统禁用或删除该名员工的账号和信息数据。这是一种没必要的重复劳动,还可能会出现失误与错漏,甚至会把其他员工的账号误删掉了。问题的关键就在于没有把HR系统作为基础信息系统先实施好。同样,如果作为HR系统中的关键信息系统的员工人事管理系统没有实施好,那么薪资管理系统、考勤管理系统、绩效考核管理系统即使建成了也形同虚设。
当然,在很多情况下,企业的一些业务部门往往会根据自身的实际工作需要而要求上一些信息系统,比如,财务电算化系统、办公自动化系统、仓库物料管理系统等。如果企业的财务部门先于人事部门上信息系统,那么财务部门的财务电算化系统应在人事部门的HR系统实施之前、之后实施还是同步实施?
问题的关键不是谁先谁后,而是企业有没有为此做好准备:即使没上HR管理信息系统,也必须理清企业组织结构、部门岗位、员工的职务级别等基础人事组织信息,以及适用的唯一组织编码,搞清楚财务部门使用财务电算化系统的员工是否具备电脑应用常识和熟练技能。否则,企业就只能听从来自财务电算化系统软件供应商的安排了,使用财务电算化系统工作的财务人员将会花费很长一段时间学习财务电算化系统知识和练习电脑操作技能,而不是将财务电算化工具真正用于财务工作。
是同步实施,还是分清先后?
另外,还要提出一个观点,即使在以上条件都具备的情况下,财务电算化系统能不能更专业,作为财务管理信息系统的一期,就是让财务手工账变电脑账,提高财务人员的工作效率和财务数据的及时准确性,而不是涉足以存货核算管理为主的仓库物料管理和以生产成本核算管理为主的车间生产统计管理。因为那样做,从信息化的规划来看,一方面信息化工作体系的跨步太大,直接进入主要业务管理活动会影响日常的生产和仓储,另一方面不仅财务电算化系统的投入资金会大增,还会大大加重财务人员的工作负担。
再假设企业的行政部门先于人事部门上办公自动化系统。行政部门的OA系统和人事部门的HR管理系统谁先实施?在实施财务电算化系统时,计算机网络,特别是企业内部局域网系统这一基础网络对于财务电算化系统虽然重要,但是可以变通解决,例如很多企业因为企业局域网没建好,而把财务部的会计凭证室兼作财务电算化系统机房,放置财务电算化系统的服务器、交换机、UPS等设备设施,并且只在财务部的几个办公室布置了一套财务专用网络。虽然有诸多隐患和不便,但财务电算化系统依然正常地运行了好多年,为财务人员工作带来简化和便利。然而,对于OA系统来说,最基础的是企业的局域网和互联网的互联互通,这样OA系统才能起到网络化的协同办公作用。由此我们就不难看到,很多企业还没有把企业内部局域网和外部的互联网接入互联互通做好的情况下,实施OA系统,出现很多问题是必然的。建好计算机网络系统,企业才能谈到OA系统的实施。同样的关键问题仍在于,企业有没有为此准备好。
同样提出一个观点,即使条件都具备了,企业的办公自动化系统能不能更专业也是值得思考的。办公自动化系统的核心是解决电子文件的权限发布、通告和存档、调阅,以及有权限的员工未查看新发布文件的在线统计数量、名单和调查投票,实现电子公告牌功能、知识管理库、在线人数统计和调查投票功能。它对传统纸质文件的发布、电话或传真是一个强力的补充,也是一种存储方式,有助于提高文件管理的工作效率和数据的及时准确性,但它不涉及员工的工作管理、日程安排、文件电子审批流。因为从信息化的规划来看,一方面信息化工作体系的跨步太大,直接进入管人的工作事务和电子审批这一辅助业务经营活动就会影响日常的工作和费用报销,另一方面OA办公自动化系统的投入资金就会大增,而且大大加重行政人员、IT人员和电脑用户的工作负担。然而,企业一旦决定OA系统要有这么多的功能,却又是大家不得不面对的工作,那么,就很有可能,企业原本只需要花一个OA系统的电子公告牌和知识文件库(一期)管理电子文件的费用,变成了还要加上管理员工的工作和电子审批流的费用,IT人员和行政人员也自然在实施OA 系统和运行中增加了诸多没有效用的工作,而事实上,很多企业这么做了,却在运行数月后,只有企业的文件发布、浏览和查阅,其他的工作计划与总结、日程安排、电子审批流都形同虚设,而一打开OA系统却又不得不看到它们。
相应地,在信息部门设置方面,需要在企业总部设置信息系统部这一职能部门,下设网络科、软件开发科、系统管理科、电脑维护科,以及部门经理、系统管理员、软件程序员、电脑维护员、文档管理员等工作岗位,还要设定任职资格条件、岗位工作职责和绩效考核指标,来全面负责构建企业的业务经营活动信息化工作体系。
