“法兰西—巴达维亚”时期荷兰文档管理实践研究术
时间：2021-02-08 07:58:42 来源：达达文档网 本文已影响 人 
摘要：本文结合“法兰西-巴达维亚”时期荷兰国家及地方行政管理体制与文档管理体制变革，梳理荷兰近代文档管理发展的轨迹，进一步论证法国文档管理理论与实践对荷兰文档管理与《荷兰手册》问世的必然性与重要性。
关键词：荷兰档案史文档管理荷兰手册
Abstract：This pape illustrates the developmenttract of Dutch Archival management combing with therevolution of Country and Local administration and re-cord management system in the period of“France-Bat-avia”，and then demonstrates the importance and inevi-tability of the French document management theoryand practice for the document management of Nether-lands and the birth of Dutch manual.
Keywords：Archives History of Dutch；Archivalmanagement；Dutch Manual
《档案整理与编目手册》（又称《荷兰手册》）自问世以来，国内外学者围绕《荷兰手册》的内容与历史价值展开了全面且深入的论述，但很少有学者会提出：为什么《荷兰手册》会对来源原则进行论证？什么原因促使荷兰继承并发扬了源自法国的来源原则？笔者通过阅读相关历史文献与荷兰文档管理工作史，认为法国在“法兰西-巴达维亚”时期（1794～1813年）对荷兰的殖民统治，将当时法国政治体制与行政管理体制被引入荷兰，并对传统荷兰文档管理体制产生影响，最终快速走上“法国式”文档管理之路，进而引发了荷兰文档管理界对来源原则的关注与研究。当然，这只是笔者对荷兰近代文档管理转型的一种推测，法国对荷兰政体与行政管理体制影响有多深？“法兰西-巴达维亚”时期荷兰从国家到地方的文档管理又经历了怎样的转变？这将成为研究《荷兰手册》问世前荷兰文档管理背景需要深入探讨的问题。
一、巴达维亚时期的荷兰国家
与地方行政管理体制
（一）国家行政管理体制
1795年前，荷兰共和国普遍采用合议制的政府治理方式，其中包括省、州一级地方政府、州军事委员会、州法院、军事学院等权力和军事机构。所谓合议制，又称委员会制，即国家行政组织的决策权及管理权，并不是由单一的领袖所拥有，而是平均由一定数目委员所组成的委员会共同行使。法国进驻荷兰共和国之后，所有采用合议制的行政机构全部废止，取而代之的是新的官僚制的行政机构。官僚制的核心在于“集权”，因此，这一时期荷兰每个省、州或城市处于权力核心位置的是长官，他负责为市政当局下达命令与指示。海牙在1798年后成为控制地方行政的权力中枢，地方政府失去了其在地方的自治权，而仅仅保有决策的执行权。这种在行政关系与政府组织架构上的变化最终导致法国官僚体制引入荷兰中央和地方机构，并随之产生了新的文档管理机制。
（二）地方行政管理体制
1895年后，荷兰政治体制与行政管理架构的变化最先在国家和省级行政机构显现，但这种新的管理体制并没有影响地方的政府管理模式。尽管之前联合政体及合议制的政治制度已被取代，而且政府机构也更换了名字，但是大多地方政府机构的框架基本上仍与之前的情况相同。在国家层面，行政机构逐渐向法国政府治理模式倾斜，在地方层面，大多政府机构却坚持传统的政治框架和管理方式。尽管国家政权已经更迭，但是地方官并不情愿实行由国家和省级政权机构强加的行政模式。因此，合议制在大部分地方政府被保留下来，并作为政府行政管理的主要模式。从长远的角度看，地方行政管理机构是无法避免官僚体制对其行政管理活动的渗透的。
事实上，法国的政治体制与行政机构对荷兰政治体制与行政管理体制的影响是有限的，这与法国对荷兰占领时间较短有直接关系。政治体制改革与行政管理权力的重新划分需要较长的周期，而法国往往集中在权力与资源相对丰富的荷兰西北部城市，因此地方政府受法国行政管理体制的影响相对较小。尽管法国行政管理对荷兰的影响局限在国家层面，地方政府的行政管理丝毫没有受到法国入侵的影响，但自上而下的国家治理模式以及法国入侵之后的行政缩进政策，使得地方行政管理机构或多或少地受到牵连。
二、巴达维亚时期荷兰文档管理实践
（一）国家文档管理实践
1795年法国入侵之前，荷兰的文档管理实践受德国登记室原则的影响颇深，其专司文档处理的机构主要指设置在不同委员会下的秘书机构。行政权限较大的省、州级委员会一般由极具地方特色的地方行政官、法官与军队将领组成，下设2～3个秘书机构。这些秘书机构的主要任务包括四个方面：其一，决议的登记。委员会定期召开会议，在会中制定的各项决策由决议登记机构负责记录，记录所形成的表格作为各自档案系统的重要组成部分。其二，对接收和制发的信函、请示、报告及其他资料进行收集和分类。这些资料按照一定的全宗进行收集和分类，档案种类的划分依据该委员会制定的主要分类法，或参照国内通用的档案分类法。其三，对所存档案的整理。其主要标准是编年体，即按照所收集档案的时间顺序进行文件的排列。不同类别的档案被赋予不同的符号或标记，这些符号或标记由秘书或登记员根据自身的工作需要进行设计。其四，设定档案整理的标准。军事委员会所形成的档案在整个档案体系中级别最高，整理最为规范，因此，其他合议制机构的档案管理全部要依据军事委员会档案整理标准进行。
“法兰西一巴达维亚”时期，荷兰政体与行政管理体制相继改变，特别是文档管理所依赖的管理决策方式的变革，使原本文件整理、分类与装订工作出现了明显的变化。法国对荷兰中央和地方行政管理体制进行革新的同时，对文档管理程序与管理工具也进行了改革。最具特色的是登记表（法语：Indicateur）的引入。登记表，作为法国官僚体制的一种象征，主要用于记录收文与发文的登记情况。对机构执政长官来说，登记表是一种较好的行政控制工具。在法国官僚机构将这种登记表传到荷兰之前，普鲁士的部分行政机构已经使用了类似的工具至少有一个世纪。时至今日，部分法国及其周边国家行政管理机构依然沿用此登记表。
1813年后，荷兰政治自主权重新回归，为了提高荷兰地方执政效率，增强执政信心，国家委员会于1818年，对不同地区与城市的行政管理方法进行了调查，并对地方行政管理机构提出了一套建议性的整改标准。1823年国家委员会颁布了公共行政管理法案，其中规定：（1）所有行政机构的文件实行集中化保管；（2）接收的文件在分发到不同行政机构前需要在一般的登记表中进行登记；（3）发出的文件需要主管长官的签字，发出前要在登记表中进行登记；（4）文档在归档前必须按照决策时间的先后顺序进行序化后保管；（5）文档在归档时不需要装订，而是放入文件夹或档案盒中；（6）以主题形式进行整理的方法被明确禁止；（7）由长官签发的决策议案及相关文档，连同登记表直接取代之前使用的决议书；（8）建立由文件主题和文件名称为关键点的目录、索引和关键词检索体系。该法案的制定一方面结合荷兰行政管理实际，吸收了法国文档管理体系的长处，使文档管理更加科学规范；另一方面侧重登记在文档管理中的管理与控制作用，为地方行政长官掌控行政流程提供支持，也为政府控制官僚机构数量的增长起到了关键性的抑制作用。
（二）地方文档管理实践
1795年前，大多地方政府最重要的行政管理主体是市自治委员会，该委员会由40名来自精英阶层的人士组成。委员会的会议遵循严格的程序，首席市政官将讨论的问题进行汇总，并草拟相关结论。秘书将决策记录在登记表中，形成决议书，并最终归档。首先，秘书在会议前就草拟好决议书的草稿，经过校对后，由文员将抄写稿呈送给首席市政官或自治委员会负责人。决议书每年都会形成一册，并附到会议记录之后作为附件归档，作为地方文档管理最重要的部分。其次，接收的并在会议上讨论的文件会直接附在会议记录之后归档；没有在会议上讨论的信件及相关材料，则单独保存在专属的文件夹中。再次，发出文件的草稿与正本，要以决议摘要的形式附到文件记录的正文中，作为会议决策的一部分进行归档。最后，秘书人员以会议决议书的字母顺序对会议记录进行登记与排列。每年的会议记录都要由秘书制作详细的复制件保存到首席市政官的办公室中，正本需要由登记室保管，草稿则直接保存在秘书人员手中。
1795年后，法国在荷兰诸多地方政府采用新的委员会制代替了原有的合议制，新的委员会制称为市政委员会制，即每个城市任命2～4名市长，市长脱离市政委员会，单独组成执行委员会。在接下来的18年中，地方政府执政的核心力量从市政委员会逐渐向执行委员会转移。1811年后，执行权力几乎被市长所把持。尽管从国家至地方的政治和行政方面出现了根本性变化，但决策记录的方式并没有变化，文档的保管方式同样没有改变。这一时期，决议书改称法案，是为了仿效国家和省级行政机构对决议书的称呼；接收的信件依然放置在相同会议程序的卷内；文档的登记顺序与分类标准依然沿用传统的方法与程序。虽然文档管理方式与内容保留一致，但政府机构中秘书机构与城市公务员的文档工作量发生了明显变化：其一，法国严格控制地方政府的行政决策，要求地方执政官每周上报不少于十次的行政决策报告，这就需要秘书机构每日不间断地制作并上报文件；其二，荷兰中央与地方政府联系更加紧密，行政信息的上传下达频率明显提高，这与地方自治时期中央行政机构与地方政府的松散管理截然不同，信息流通频率提高，使秘书机构每日处理的文件数量急剧增加，进而导致文档登记与管理机构工作量的增加。
三、法国对巴达维亚时期的荷兰文档管理实践的影响
（一）管理工具的植入引发文档管理的转型
从“法兰西一巴达维亚”时期国家部分行政机构与城市依然沿用传统文档管理方式的实际情况看，任何一种对文档管理体制的影响都不是直接的，法国也不例外。可以说法国的文档管理体制对荷兰文档管理的影响是通过“管理工具”的植入而引发管理方式转型，如登记表，阿姆斯特丹市将登记表引入本市的行政管理机构，直到法国撤退，该登记表仍在管理机构中使用。一旦使用了法国的这种管理工具，它便与当地的传统方法相结合，使登记的文件以时间顺序进行归档，这一工作规范被荷兰国家委员会写入1823年颁布的公共管理法案中，正式列入荷兰国家和地方文档管理的制度。
（二）行政管理体制的变革引发文档管理机构与人员的变动
法国在荷兰的统治时间虽短，但法国行政管理体制对荷兰行政管理机构，特别是地方行政管理机构的影响是毋庸置疑的：第一，新建的政府及其官僚机构通过不断地要求地方行政官员提供信息来填补其在地方信息获取方面的空白，而地方机构并没有扩大提供信息的秘书机构，由此使专司文档管理的办事员始终处于高速的文件制作与传递的过程中，强化了对信息获取与文档管理的能力，使其不断思考如何提高文档管理效率，快速找到归档文件等问题。这为提出创新性的管理方法与管理经验的积累奠定了坚实的基础；第二，在法国殖民政府的影响下，整个19世纪，荷兰国家政府将管理规范与分派好的任务强加给地方政府，大部分任务都是由公共机构来承担，而市长和市参议院委员会的工作任务过于繁重，由此导致官僚机构的出现，文档管理机构逐渐从政府的工作流程中撤出，成为一个独立的、专门的业务机构。专业文档管理机构与人员为荷兰手册的问题奠定了理论与实践的双重基础。
（三）轻“社会性”制约了荷兰文档管理的发展
法国文档管理体制受行政管理体制改革的影响，呈现出与传统荷兰文档管理相悖的趋势。如文档整理分类过程中，对按主题分类还是按时间分类的争论，以及文档登记所用工具的内容繁复程度的设计等，这只是从工具层面对文档管理的方式与方法的一种“更新换代”。而法国在文档管理改革过程中所持的“社会化”原则，在荷兰社会层面并没有得到普遍发扬。从上述分析来看，“法兰西一巴达维亚”时期荷兰的文档管理改革完全是被动的，是受“行政力量”驱动的，这与法国文档管理改革的“公众力量”驱动不同。前者在公共行政体系的干预下完成了文档管理方法与程序的革新，忽视了社会公众对文档管理的诉求与期望，文档管理工作势必局限于机关，难以走向社会；后者在社会公众强烈的需求下完成了文档管理社会化的转型，文档管理不再是机关行政办公的“应然产物”，而是社会公众生活的必需品，这在改革的过程中首先被确立下来。由此，笔者认为法国对荷兰文档管理体系的影响是不全面的，这与法国对荷兰殖民统治的需要相关，但从《荷兰手册》中的百条条款内容来看，针对文档社会利用的条款并不多，可见该手册问世前荷兰文档管理的“轻社会性”倾向。
（四）为《荷兰手册》的问世奠定了基础
虽然“尊重全宗”原则在1841年由法国内政部提出，要晚于“法兰西一巴达维亚”时期法国对荷兰的控制，但是从法国引入到荷兰的文档管理方法与工具分析，法国文档管理已经开始使用以时间顺序、会议名称字母顺序整理文件，并且对机构内部按照主题的分类方法予以弃用，它更加重视来源于同一机构、同一会议或同一地区文件的完整性，这种倾向于机构与会议的分类法正是来源原则的主要内容。1823年国家委员会颁布法案禁止以主题形式进行整理，提出按照文件形成时间和签发日期顺序进行文件整理与分类。该法案一直沿用到20世纪初。可以说从“法兰西一巴达维亚”时期开始，荷兰已经受到法国“尊重全宗原则”的影响走上了“来源原则”的实践之路，而且在成熟而稳定的文档管理实践的支撑下，促成了《荷兰手册》的诞生，因此法国文档管理理论与实践对《荷兰手册》的问世意义重大。
