成功实施信息化的前提:理清组织结构和业务流程
时间：2021-04-21 08:00:02 来源：达达文档网 本文已影响 人 
魏英东,安徽电视台安徽广电信息传播有限公司副总经理、安徽省中小企业服务中心信息化顾问委员会总顾问、安徽富煌集团IT总监,信息化从业经验丰富:1998年,在鹰牌陶瓷负责实施ERP系统SAP R/3软件PP、MM业务模块,培训电脑用户。
2000年,在飞歌空调负责组建企业局域网,实施财务电算化系统,开发人事管理信息系统等,并培训电脑用户;在协力仪表负责组建企业局域网和培训电脑用户。
2002年,在洽洽瓜子负责组建总部企业局域网,组建集团广域网,实施办公自动化系统、防伪防窜货系统等。
2007年,在燕之坊食品负责规划设计企业营销管理工作流程,组建企业局域网,实施营销配货计划管理信息系统。
2008年,在富煌钢构负责优化组织结构,改造主营业务管理流程,制定信息化管理制度,开发货款回收管理信息系统、办公自动化系统、财务电算化系统等。
2009年,在三联泵业负责指导企业局域网建设和 ERP系统实施。
2010年,在安徽军工集团负责集团信息化规划设计,并指导信息化项目实施。
从上期的介绍中,我们可以看出,员工的电脑应用知识和电脑操作技能,特别是在计算机网络方面的技能对我们建立企业的商务交易活动信息化工作体系和企业的业务经营活动信息化工作体系非常重要。
构建网络化工作体系
首先要把企业的电脑机房和网络综合布线系统等基础设施建好;其次,建立以域控制网络管理系统为核心、互联网宽带上网管理系统和网络版防病毒软件系统为安防的企业局域网,并限制员工只能使用自己的用户名和密码才能进入局域网这第一道大门;然后,一方面在局域网基础上建立企业官方网站和电子邮件系统,另一方面,借助电信运营商的专线,把企业外地各主要分支机构的网络综合布线系统接入局域网,共享百兆宽带,实现集团化网络管控。
企业的网络综合布线系统这一基础线路设施就像人的神经一样,尤其要注意网络布线的合理性及网线、网络接口和网络接头的质量把关,还有网络综合布线总入口。其中,机房选址的合理性又对网络综合布线系统设计的合理性起到至关重要的作用。从常识来讲,把高层建筑的网络综合布线的最终接入口设在最中间一层,可以使得垂直距离最节省网线而且节点最小、故障率更少、网络传输更快;同样,网络综合布线设在最中间楼梯口左边或右边的第一间最合适;另外,设在南向开门北向开窗户最好,可减少日晒。
当企业的局域网建成后,企业通过电信运营商分配的宽带网固定IP地址就可以非常容易而且低成本地建立起自己的官方网站和电子邮件系统。同样,对于企业各外地主要分支机构,在实施了网络综合布线系统之后,租赁电信运营商的数据专线接入企业总部的局域网,共享一条百兆宽带上网,实现集团化网络管控,无疑性价比很高。
要编制电脑资产管理规定、网络信息安全管理规定和电子邮箱使用管理规定这三项管理制度以及相应的电脑服务单、电脑资产采购单、电脑资产调拔单、电脑资产回收单、电脑技能测试表、电脑培训考核表、电脑市场行情表这七张电脑工作表单来规范电脑资产管理和工作流程维护,然后使用“电脑资产管理信息系统”来支撑包括网络系统和电脑资产在内的日常管理和维护工作,并根据系统数据定期发布电脑资产购置简报、电脑和网络巡检报告,以及行政处罚通报这三张报告,减少员工因不良上网行为、感染电脑病毒等现象,避免因管理不善出现电脑资产购置维修费用大、不良信息系统多的状况。
企业在该阶段还要统筹和预留信息化基本办公场地。主要包括共享电脑室、电脑培训室、IT员工办公室、电脑设备维修室、电脑设备仓库和电脑主机房这六个场地。
从某种程度上来说,企业电脑主机房的选址定址是整个信息部门的基本办公场地的定位器。IT员工办公室的选址应该在电脑主机房的隔壁或者对面,最好不要跨楼层或相距太远,因为IT员工距离近,方便维护电脑主机房。
接下来需要确定的就是电脑维修室,同样的道理,电脑维修室最好设置在IT员工办公室的隔壁或在其邻近房间,电脑设备仓库最好在电脑维修室的隔壁或在其邻近房间。
共享电脑室和电脑培训室,它们的地点同样设置在IT员工办公室和电脑维修室临近房间,因为这样便于IT员工维护和看管。
相应的,在信息部门设置方面,企业就需要在行政部下设网络科这一职能部门,以及编制网络主管、网络管理员和电脑维护员工作岗位和任职资格条件、岗位工作职责和绩效考核指标,来负责办公电脑和网络系统的管理和维护。
企业管理与信息系统的对应关系
从企业管理的角度分析企业的经营活动和需要的信息化工作体系,有助于理清企业管理和信息系统之间的相互关系,以及信息系统之间的关系。成功实施企业管理信息系统的首要条件是要有一个清晰的组织结构,然后设计出合理的业务工作流程,最后才是运用信息技术来建立企业管理信息系统,构建各个阶段的信息化工作体系。
在企业的组织结构方面,如果企业是集团公司,就会有集团职能总部和分子公司,如果企业是一个公司,就会有公司职能部门和分公司、办事处,以及在这些部门、公司基础上的部门岗位和员工的职务级别。在这里,有可能出现一人多职或一职多人的情况,这些都是正常的,关键在于一定要理清组织结构,而且每个员工对应的编码是统一和唯一的。
根据企业的组织结构和职能部门构造部门工作的作业流程,其关键是用企业的各项管理制度文件和作业流程描述来指导和规范员工的专职工作行为和协作工作行为,而不是流于形式的口号和贴在墙上的管理规定。
如果说企业信息化是一把手的工程,而在实施中,以上这些就是各个部门一把手的工程,所以,从某种程度上来说,如果各个阶段的信息化工作体系中的企业部门负责人没有相应的企业管理能力,包括需要借助专家参与自己部门的组织结构、部门岗位和员工的职务级别的管理的话,单靠软件供应商和企业的信息部门是难以完成这项工作的,如果强行实施信息系统的话,多半不会成功。
按照企业的组织结构、管理制度文件和部门作业流程运用信息技术来实施企业各类的信息管理系统,不仅用到包括计算机的外围设备、网络设备、工具设备等硬件设备,还要用到计算机软件系统,包括操作系统软件,办公应用软件,以防病毒软件为主的工具软件,网络通信软件,还要用到计算机网络,企业局域网、宽带互联网和虚拟专网,计算机数据库等。
所以说,信息部门的IT员工真正要做的是专业的信息技术工作,他们可以学习企业文化、企业管理、管理制度文件和各部门的作业流程,但更多的是关注信息技术的使用和自身专业技能。复合型的人才都是企业所期望的,但分工合作,专业的人做专业的事更符合现代企业的管理思想。
由此可以看出,企业管理信息系统的成功建设不仅需要这三方面的合力和有机融合,还要有无形的企业文化。
信息化各个阶段规划总结
然而,在企业管理信息系统建立的过程中,我们首要关注的是企业管理流程设计和信息系统设计两者之间的匹配度,然后才是根据企业经营活动进行信息化规划实施。
在企业最初引入企业信息化并将这一工具用于办公、企业网络化无纸办公的第一阶段,企业需要构建的是办公电脑和网络化工作体系,与之对应需要建设的关键信息系统是域控制网络管理系统和电脑资产管理信息系统;与之对应需要设置的信息部门是网络科及网络主管、网络管理员、电脑维护员和电脑关键用户工作岗位编制职责。企业信息化涉足企业的日常业务经营管理活动、创新企业的业务管理模式的第二阶段,企业需要构建的是企业的业务经营活动信息化工作体系,与之对应需要建设的关键信息系统是ERP系统,在这里,主要业务经营活动对应的关键信息系统是以PDM产品设计管理系统为抓手的进销存管理系统,辅助业务经营活动对应的关键信息系统是以HR系统为抓手的人力资源管理系统,协同办公事务活动对应的关键信息系统是以OA电子审批流系统为抓手的办公自动化系统;与之对应需要设置的信息部门是信息系统部及下设的网络科、软件开发科、系统管理科、电脑维护科,以及编制部门经理、系统管理员、软件程序员、电脑维护员、文档管理员等工作岗位职责。企业信息深入企业的商务交易活动、创新企业的商业经营模式的第三阶段,需要构建的是企业商务交易活动信息化工作体系,与之对应需要建设的关键信息系统是电子商务交易平台和供应链管理系统、CRM系统等,与之对应需要设置信息管理中心这一职能总部,并下设电子商务部、信息系统部、数据管理部、软件开发部、网络管理部等职能部门,以及编制IT总监和各部门经理工作岗位和任职资格条件、岗位工作职责和绩效考核指标。
