项目合约部工作职责及工作程序lbl起草文件题稿
时间：2020-09-11 08:40:43 来源：达达文档网 本文已影响 人 
总部合约部职能
调配部门人员。
制订部门岗位职责，并组织实施。
制订部门管理程序文件，并组织实施。
市场分析和新项目开拓。
参与区域重点项目的投标、分判、合约管理、风险评估。
编制标准分判、采购合同。
“合同双方发生严重分歧”时，参与合同谈判，提出处理意见。
参与合约法律事务处理。
审核项目管理责任目标中的成本控制目标。
审核项目成本报告表，并据此编制公司整体成本报告表；掌握项目成本控制情况，实现成本过程控制。
项目审计。
汇总公司全部项目现金流量表。
建立投标、采购、分判数据库。
审核区域分包商和供应商名录。
参与重大索赔。
分包工程款付款审核（授权）。
工程变更款项的审核（授权）。
参与总包、重大分包及存在法律问题的合同结算。
总部合约部岗位职责
（略）
区域公司合约部职能
调配部门人员。
组织实施部门岗位职责。
组织实施部门管理程序文件。
区域市场分析和新项目开拓。
编制投标商务标工作计划并负责实施。
根据工程进度安排，请工程部配合，牵头制定分包方案，报批后实施。
组织实施分判、采购合同，负责指导、监督各地盘进行项目工程的合约管理。
执行落实公司有关重要合约谈判处理意见。
提出合约法律事务处理意见，并组织实施。
编制、检查项目管理责任目标中的成本控制目标。
编制项目成本报告表。
参与配合项目审计。
编制项目现金流量表。
建立和维护区域子数据库。
建立维护合格分包商和供应商名录。
组织索赔、反索赔，控制合约外费用。
总包工程款申请的复核、催收。
分包工程款付款审核（授权）。
工程变更款项的审核（授权）。
竣工结算。
区域公司合约部岗位职责
（略）
项目合约部职能
在合约经理领导下工作，负责合约的日常管理。
按总包合同与专业合同进行合同管理。
编制月度合同执行报告呈报业主、监理及顾问。
按计划需要确定各分包进场时间。
协调各分包施工界限、责任、合同分工。
组织计算施工图以及变更工程量。
组织申请工程款。
负责组织工程结算，项目工程款回收。
项目资金的计划、调度、统筹。
项目对内、对外有关资金的结算。
编制材料分析。
复核工程部或项目其他部门提供的材料计划，并按此编制材料采购计划。
审核分包材料采购。
编制月、季度、年度施工产值与成本报表。
编制统计报表。
建立合同履约台帐。
项目合约部岗位职责
合约部经理
参与分包合同的起草、谈判、签订。
负责总、分包合同管理，监控总分包合同执行情况。
检查批阅合约期内工地所有直接费支出。
负责同业主、顾问公司联络，及时处理商务争议，保证沟通渠道畅通无阻。
组织总包商与分包商工程阶段进度款结算和竣工结算。
组织总包商与业主工程阶段进度款结算和竣工决算。
组织申报办理工程索赔及反索赔事宜，控制合同外费用。
组织项目成本会议，寻求降低成本措施，监督措施执行。
编制月度合同执行报告呈报业主、监理、设计和顾问。
按月向业主、测量顾问、设计、监理汇报变更按合同估量情况。
负责办理分包商的入场引导手续。
协调各分包施工界限、责任、合同分工，处理分包间索赔事宜。
负责编制工料测量工作进度计划，组织实施计算施工图以及变更工程量。
组织申请工程款及跟踪工程款项的回收。
负责组织与业主和分包的工程结算。
组织编制项目成本预测及控制计划书；协助财务部进行资金管理、预算管理和成本管理。
负责项目成本的后评估工作。
申报办理保险理赔工作。
负责合约部总结月报。
完成项目经理交办的其他任务。
土建/机电工料测量师
负责编制每月向业主申请粮单，每月、每期的分包商粮单。
协助处理与业主工料测量师的联络工作。
协助编制工料测量工作进度计划。
注意工程的变更情况，根据图纸及合约，处理工程变更的价格索赔工作。
计算各分类工程数量，提供订货依据，编制进场材料表。
编制递送材料样板时间表，并处理有关材料的报价及洽谈工作。
办理有关分判合约及价格的工作。
参与项目成本的分析工作；掌握市场人工、材料变化资料。
研究各种材料、配件的价格和要求，收集各种材料转换、代用品的可靠资料。
布置、收集、包管各种工程索赔资料。
执行项目质量保证、安全及健康与环境保护计划制度。
组织及执行完工后与业主对数及做工程结算账。
完成合约部经理交办的其他任务。
助理工料测量师
配合项目造价工程师完成分配的工作。
计算各种工程材料数量。
协助制定每月向业主申请粮单以及每月或每期的分判商粮单。
协助计算各分类工程数量。
协助量度、计算变更工程量。
负责收集、记录及保管各工程图纸，和结算、索赔的原始依据。
完成合约部经理交办的其他任务。
投标报价工作程序
（略）
分包招标工作程序
（略）
物质采购工作程序
（略）
合同管理办法
合同修订
总承包合同中的任何一方提出修订合同的要求均须与另一方协商一致，分公司合约部应从维护公司自身利益的角度出发，在合同条件、合同范围、合同总价、合同工期等方面提出要求。协商一致后，双方正式签订补充条款或修订条款或备忘录，分公司合约部将此类修订文件按原合同发放范围发有关部门执行。
分包合同的修订
在不违反总承包合同规定的前提下，分公司合约部在征求项目部意见后与分包商协商一致修订分包合同。如分包合同修订违反了总承包合同的规定，则在修订之前应征得业主的同意后加以修订，同时与业主签订修订文件。分包合同与总承包合同的修订文件均按原发合同发放范围发有关部门执行。
中期付款的取得与支付
分包商按分包合同规定的时间提出中期付款申请，项目QS三天内完成审核，提出“粮单”，交项目经理复核，3天内拟定付款申请，交分公司合约部经理、分公司财务经理、分公司总经理内批准。
在取得业主付款证书后，项目QS两天内填写分包合同付款证书并按要求交各方签字。
分公司财务部在付款证书获批准并取得业主付款后，7天内支付分包商中期付款。
增加工程的确认
对于增加的工程内容，项目QS要求分包商在收到业主指令后7天内提出增加费用时。项目QS在7天内完成审核后交分公司合约部。分公司QS在5天内完成复核，分公司合约部经理在2天内批准并向业主提出增加费用申请。
分公司合约部在收到业主回函确认的7天内计算出分包商应得费用并通知分包商，抄送项目部。
项目QS按增加工程的实际进度提出中期付款申请。
设计变更引起的费用增减
对于设计变更发出之前已完工程量，项目现场工程师，QS应请业主代表或其顾问机构现场测量及时发出索赔要求。
工期顺延
对因不可抗拒力影响、业主增加工程累计达到一定比例，设计变更延误，质量标准提高等原因，项目QS要求分包商在上述事项发生后7天内提出工期顺延要求，项目QS在4天内完成审核后连原始文件交分公司合约部，项目QS在3天完成复核、经分公司合约部经理批准后向业主提出工期顺延申请。分公司合约部在获得业主答复后7天内通知分包商并抄送项目部。
现场签证
工程量的确定
现场签证所包含的工程量由地盘专业工程师审核，项目QS复核后报项目经理批准。
项目单价的核定
签证项目单价由项目QS审核，分公司合约部QS复核后报分公司合约部经理批准。
现场签证涉及的费用由项目合约部定期向业主申请，取得业主的批复后书面通知分包商并抄送分公司合约部。
反索赔工作
项目部收到业主或分包单位的索赔函件后，项目QS应先复核赔索证据的真实性、时效性，并收集反索赔的依据，提出书面意见后，报分公司合约部处理。
分公司合约部收到业主或分包商的索赔函件后，应会同项目QS核实索赔证据，并收集反赔索依据，提出处理意见后报分公司合约经理批准。
反索赔工作必须注意时效性，必须保证在总承包合同或分包合同规定的期限内完成。分公司合约部关于反索赔的复函抄送项目。
工程结算
分包工程结算由分包商提出结算报告，项目QS审核，项目经理、分公司合约经理、分公司财务经理、分公司主管副总经理复核，分公司总经理批准。
分公司合约部QS复核后，向分公司合约部经理报告。审查后，报分公司总经理批准后向业主提出结算报告。
按业主批准的结算报告，项目QS修正分包工程结算报告供分包商认可。
工程结算必须按照分包工程决算期限和总承包工程决算期限要求。合理掌握决算期限。向业主提交的分包工程结算报告一般应比分包工程决算期限提前一个月。修正后的分包工程决算报告一般应比分包工程决算期限提前一个月。
分包商/供应商粮款审核工作程序
分包商 /供应商 分包商/供应商根据在项目完成工程进度，以工程合约单价计算中期粮款并向项目部申请发放。 分包商/供应商签字，提出申请粮款。
项目部 项目部收到申请，采用各步骤核实应付款：
实地检查进度质量；
查核图纸，鉴定工程质量、进度；
根据分判合约核实单价；
依据业主工程师审核工程量；
核实应扣款，包括材料费、水电费等。 PQS、QS根据分包商/供应商完成工程量制作粮单、签字。项目经理复核签字，再交分包商签认同意款项。
分公司合约部 合约部审核粮单资料正确无误，由财务部转交或由合约部直接交与总经理作最终审查。合约部有责任在必要时向总经理解释其合理性。 合约部复核分包商名称、数字合理性，例如：单价是否偏高，代工是否过多。总经理签批发放粮款。
分公司财务部 财务部收到粮单，审核无误后，制作银行付款凭证、印发支票与分包商结帐。分包商须在收票时出示收据/发票。 根据分包商名称，核实期数是否错漏及运算数字，包括承上累计结余，审核粮单详细资料，提高账目准确度。制单人签字，复核分包商名称及银码。复核人签字，出纳最后核对名称及签字。
分包变更工程及索偿处理程序
目的由于任何分包变更工程及索偿管理之好坏, 直接影响工程成本及利润, 因此有必要严格控制, 只会在一个清楚对工程盈亏造成之影响的情况下, 以一个合理价格支付各分包商。最终达成在一个对工程质量、进度及财务上都有利之情况下完成所有分包变更工程及索偿之批核。
分包变更工程及索偿之原因
分包变更工程及索偿之产生大致有以下原因：
由业主书面复核或口头指示而产生之变更工程；
因某分包未能履行分包的责任而需另聘其它人代其执行其分包部份工程；
因我司施工原因或特别安排而产生之变更工程；
更改分包合约之条款及责任。
管理制度
由业主之书面或复核口头指示而产生之变更工程
此类变更工程之指示按总包合约条款规定都是有书面之记录。
如所产生之变更工程属于某方分包之分包合约工程范围, 此类工程应由该分包执行及完成。
(例如 : 结构图北区增加一道石矢墙, 此工程应交由北区土建队完成)
工程部可将业主有关之书面指示转达与分包作记录, 可省却现场签证。
变更工程之金额计算按分包合约条款处理
所产生之变更工程如
不属于任何分包之工程范围； 或
变更工程有重大之财务影响 (如某分包之分包工程范围只做木柜一个, 但业主发出指示要求做五百个) 。
则项目经理可决定就该变更工程而进行另外分判, 分判程序见附件一。
因某分包未能履行分包合约责任，而需另聘其它人执行其分包部份工程
在出现此情况时，应
由工程部先以书面通知及警告此分包要继续执行其合约或已发出之变更工程指示， 否则我司将另聘其它分包代其进行有关工程项目, 并说明适当之时限将会追讨其我司之一切有关损失及增加费用。
由工程部作好有关原始记录，如相片，工作人数及流程记录等交合约部存盘作将来扣数或追讨证据。
若此分包在时限过后仍未落实我司之指示，则项目经理可视符情况及本身权限决定另找分包执行其工程或另行分判 (分判程序按附件一)
由合约部制定书面通知分包, 我司分包之决定并正式向此分包追讨/扣款之决定。(扣款流程见附件二)
因我司施工原因或安排而产生之额外工程
由于此类变更工程之指示，所花之费用有很大机会是不能从业主处收回或从其它分包扣回, 所以处理应该更加审慎。
先由工程部提出此变更之原因及填额外工程演示文稿表。
如所产生之变更工程属于某分包之分包合约工程范围，此类工程应由该分包执行及完成。工程部须发出书面指示与该分包执行。
所产生之变更工程如属于 3.1(ii), 即按3.1 (ii) 所述处理。
更改分包合约条款及责任
当施工进行中, 若出现
由于实际施工与当初分判时之考虑有别, 需要调整某分包合约之工程范围或责任； 或
由某分包合理地提出要求更改某合约条款。
(如更改粮款付款方法)
为尊重合约精神, 所有合约责任上之改动, 不论财务影响多少, 都必须连同有关之财务影响, 上呈董事批准。(批核流程见附件三)
代工
由于工程变化, 工程紧迫及分判时的错误、度数困难等原因, 部份工程往往需雇用代工来完成, 但代工工作通常很分散, 出工不出力, 不能有效地监管, 成本因而增加, 因此为控制工程成本, 应不大气力, 严格控制代工的费用, 能分判的尽量分判, 万不得已才采用代工。
由代工所做的加账工程 (流程 见附件四), 雇用由工程部提出申请, 10工以内的由地盘总管、项目经理批准后方能使用。要列明人数、事由、代工价、预算、责任及可否索偿等。10工以上应由项目董事批核, 方能开工, 要坚持先批后用、防止费用失控。
代工记录单 (附件四 ) 应由工程部填写, 不能由分包代填, 代工人数, 姓名应和代工分包一起确认。代工单的其它内容都要逐一填写, 分不清责任的代工单, 我司拒绝付款。填写资料不全将会造成今后索偿困难。
代工记录单要抓紧时间清理, 在工程部要一天一清, 在地盘总管, 项目经理处要七天一清、合约部要半月一清, 只有尽快地清理这些额外费用, 公司才能控制成本。
可索偿的代工. 必须知会有关分包商或业主加签确认, 每月在粮款中扣出或申请支付, 可索偿的代工, 工程部一定要做好原始记录, 有些需要附照片。
