科研单位采购风险分析及控制
时间：2021-01-25 04:03:06 来源：达达文档网 本文已影响 人 
王庆元 张晨
摘 要;随着国家财政科技投入的增加以及创新驱动战略的实施，科研单位的科研经费总量有了大幅度增加，如何管好用好资金成为了科研单位面临的重要问题。采购属于科研单位经费管理的重要环节，采购风险直接贯穿采购活动全过程。科研单位能否合理控制采购风险，一方面会影响科研产出，另一方面会直接影响结题验收。鉴于此，本文探究科研单位采购风险及控制，以期为一线工作提供理论指导。
关键词：
科研单位;采购风险;控制策略
《国务院关于优化科研管理提升科研绩效若干措施的通知》明确指出，科研单位对科研项目经费具有使用自主权。在具体工作中，科研单位既要充分贯彻党中央的大政方针，又要合理管控相关风险，特别是科研采购风险。一般来说，物资采购资金占据课题经费支出的60%以上，采购风险直接影响各项科研任务的顺利完成。
一、科研单位采购的特点
（一）需求多样化
一般来说，科研单位内部包括诸多科研队伍，不同科研团队之间的学科领域不同，研究方向各有区别。因此，即便是同一个科研单位，不同科研团队所需要的科研设备、器材、试剂耗材品类也各不相同。科研单位的物资采购如服务类、工程类物资采购，具有质量级别繁杂、品种繁多、批次多、数量少等特点，难以获得批量采购价格。以工程类物资采购为例，大到机械设备、钢筋水泥等，小到螺丝钉、五金件等，规格多样、品种繁多。部分科研用品还属于国家管控物资，必须事先办理相应许可证之后方可采购。此外，与从事单一化、标准化生产活动的企业有所不同，科研单位属于创新型组织，需要开展大量的跨领域科研活动，这使得科研单位的物资采购日益多元化、个性化，非标准物资在总体采购物资中所占比例越来越大，这无疑对采购工作提出了更高的要求。
（二）時效性要求高
根据以往科研单位的采购情况来分析，部分科研人员未严格依照计划采购，按计划采购的意识不强。由于科研活动规律、实验过程具有不确定性，很多科研单位是在急需物资的情况下进行采购，大部分属于临时采购。可见，科研单位的采购工作对时效性的要求比较高，需要尽可能缩短各类耗材采购的货期，从而更好地保障各类器材的不间断供应，确保各科研项目的顺利开展。另外，科研单位所需耗材中，有一部分对存储条件的要求较高，为了避免领用不足或耗材堆积等情况，无法提前或过早购买，以免造成不必要的浪费。
（三）市场透明度不高
科研单位物资采购的渠道较多，同种试剂可通过线上、线下等多种渠道采购。各类供应商的产品质量参差不齐，而科研单位普遍缺乏对供应商的了解，尤其是在比价方面缺乏经验，这就导致科研物资采购的价格透明度低、市场竞争不充分，很难实现高性价比的物资采购。
二、科研单位采购风险分析
（一）内因性风险
一是预算编制风险。科研单位在编制采购预算时，有时会为了争取较多的项目资金而出现多报、虚报等问题，导致预算编制不准确。部分科研人员习惯自己随机采购，没有及时编制采购预算，很容易导致预算采购与预算执行相分离。一般来说，科研人员需要根据课题需求确定物资采购计划表，并进行前期的市场调研，还需要根据课题情况组织专家对部分科研项目进行论证。在这一过程中，如果论证不科学或市场调查不充分，也会导致一定的预算风险。
二是预算执行风险。部分科研单位没有设立专门的采购部门，行政后勤人员不足。课题组和研究室是物资采购的主体，在各项物资采购中具有直接决定权。这种采购执行模式非常有利于各项科研活动的顺利开展，但是形成了多个采购主体，容易出现采购权分散等问题。加上部分科研单位的内部控制机制不完善，一些采购人员通过多种方式虚假招标或规避招投标，甚至违规收回扣，这会直接影响材料或设备质量，进而严重影响科研进度及效果。
三是合同内容风险以及履行风险。科研单位的研究领域比较广泛，涉及多种设备或材料，在具体采购过程中，采购人员需要具备一定的法律知识和专业知识。合同内容风险以及履行风险是科研单位在采购中经常面临的风险类型。在制定采购合同时，合同内容完善与否、两者权利义务是否对等、合同条款是否存在逻辑问题或矛盾，会直接影响合同的履行。在履行合同的过程中，会出现管理不到位等问题，例如供应商违约、采购人员跟进不及时等，都会导致采购风险。
四是设备验收风险。在对设备材料进行验收的过程中也会存在一定的风险，如部分验收人员缺乏专业知识或态度不端正，未及时发现质量不过关的设备、材料，或与所需设备材料型号不符，这些都会影响科研工作的顺利开展。
（二）外因性风险
科研单位采购风险的外因性风险主要是指价格风险、质量风险等。在招标的过程中，供应商相互串通、抬高价格，再加上部分设备缺乏可供参考的价格、议价余地少，因此很容易出现价格风险。此外，科研单位所需科研设备的复杂程度高、专业性强，若采购的设备质量不过关，会直接影响科研任务的顺利完成。
三、科研单位采购风险的控制
（一）采购流程管理
科研单位应制定科学合理的采购计划，不断优化、改进采购流程，全面强化采购流程管理。可根据科研单位的具体情况，将采购流程划分成不同的节段，明确每个节段的岗位职责、内容及要点，构建规范的工作框图或流程图。与此同时，科研单位还需要建立科学的论证机制，综合设备选型，从经济角度和技术角度进行分析，真正做到“量体裁衣”。鉴于科研单位自身的特殊性，在采购设备的同时还需要考虑到技术前瞻性这一指标，也就是说，科研单位不仅要考虑采购设备的性价比，还需要考虑核心技术的前瞻性。相关人员在提交采购计划时，必须将采购任务细分到每一位采购主管，明确品种、技术、采购要求等指标，并加强对采购进度的跟踪管理，根据实际情况合理调整采购计划。此外，应加强物资验收管理，可通过多部门验收、验收评审会等方式，对于需要试运行的设备，可在试运行之后再组织验收。
（二）供应商管理
科研单位必须加强供应商管理，这是采购管理的关键环节。加强供应商管理，不但能避免暗箱操作，还能避免价格风险、保证产品质量。在具体的采购过程中，必须严格执行各项审批制度，特别是在招投标采购过程中，对于申请不招标或邀请招标等采购事件，必须进行充分的论证，经过各级部门审批后方可执行。科研单位需要加强对供应商的综合评审，根据每年的评审结果，设置优选供方目录，并综合采购计划以及优选供方目录进行询价比价。
（三）合同管理
在科研单位的采购风险中，合同风险比较突出，因此，在具体采购过程中必须加强合同管理，严把合同审批关卡，规范合同内容，使用标准的采购合同模板，从而有效预防责任不清、条款模糊等问题。同时，应设置包含主管、财务、法务等在内的多级审批方式，全面审核双方责任、付款方式等内容。对于重大设备采购合同，还需要通过单位“三重一大”事项审批、法人委托授权等方式进行管控，以尽可能地避免采购风险。
（四）采购人员管理
首先，应加强采购人员管理，签订廉洁从业责任书，定期或不定期地组织采购人员开展职业素养培训，通过专题展览、庭审旁听、案例解读等方式，纠正采购人员的思想观念，使之真正树立廉洁从业、爱岗敬业意识。其次，采购部门应建立完善的业务归档体系，及时整理和保存采购中的相关材料，综合内部控制、单位风险等指标，对各类归档材料进行全面审查，真正做到阳光化、透明化采购。
（五）采购监督
科研单位必须加强采购监督管理，通过定期监督与动态监督相结合的方式，全面提高监管水平。要强化内部控制管理，完善采购监督制度，构建长效监督管理机制，实现对采购活动全过程的监督管理，不留任何监督死角，从而将科研采购风险发生概率降到最低。
四、结语
本文以科研单位采购的特点为切入点，分析了科研单位的采购风险，并从采购流程、供应商、合同、采购人员、采购监督等方面，详细论述了科研单位控制采购风险的策略，多角度入手，旨在全面减少科研单位采购风险。
（王庆元单位为北京航天飞行控制中心;张晨单位为空军研究院工程设计研究所）
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