气象部门人事档案信息化建设的思路探索
时间：2020-12-06 04:23:24 来源：达达文档网 本文已影响 人 
孙天蕊 邢亚争 周倩
摘要：人事档案作为个人成长历史的载体，为人事工作提供了重要的基础信息，对于人才的科学开发和利用起着重要作用。气象部门人事人才工作信息化程度较低，档案信息资源利用不足，未能充分发挥人事档案的服务作用。调研总结外部门档案信息化建设经验，探索气象部门人事档案信息化建设思路，对于提高气象部门人事档案管理水平，促进人事工作互联互通，提高人事管理工作效率有着重要意义。
关键词：气象部门;人事档案管理;信息化建设;人事工作
中图分类号：G275 文献标识码：A
0 引言
党的十八大以来，中央要求从严管理干部，提出“要注重干部档案管理方法及手段的创新，推进干部档案数字化工作，提高档案管理水平”。2018年11月，《干部人事档案工作条例》颁布实施，明确提出要推动干部人事档案数字化工作，作为创新档案管理方式和防范涂改造假的重要手段，为精准科学用人和从严管理干部打好基础。条例还指出，“要加强档案信息资源的规划建设、开发管理，提升档案信息的采集、利用能力，建立健全干部人事档案信息化管理体系”，对人事档案信息化建设有了更高要求。
大数据时代下，人事档案在管理优化上有了更多新的思路和途径。随着精准科学用人和从严管理干部的需要，将纸质档案转化为数字档案，逐步推进人事档案信息化建设工作，是创新档案管理方式和提高人事工作效率的重要途径。本文通过对人事档案信息化的必要性进行剖析，分析气象部门人事档案管理现状及问题，调研总结已开展档案信息化建设有关单位的经验，探索气象部门人事档案信息化建设的思路，并提出相关建议。
1 人事档案信息化的必要性
人事档案管理是人事管理中重要的组成部分，是有效完成各项人事工作的基本前提。加强人事档案规范化管理，挖掘利用档案信息资源，充分发挥人事档案的作用，对于人事人才管理至关重要。人事档案信息化建设是人事管理工作科学化必然的要求，已成为我国人事档案工作的重要方向，开展人事档案信息化建设工作意义重大。
一是人事档案信息化建设是提高档案管理质量和效率的保障。人事档案涉及材料种类较多，分类、辨别、不断补充归档等，需要人事档案管理人员投入大量时间。每次进行档案信息的查找，都需要查询档案位置，再查阅整本档案，效率较低。人事档案信息化能够通过计算机实现干部人事档案的有效采集，管理人员可以直接从系统中查找所需的人员档案信息，进行人事档案的日常工作、信息的统计分析等，节省了档案查询、统计的时间，有助于人事档案管理效率提高、质量提升。
二是人事档案信息化建设能够保护档案载体，确保档案信息的真实准确。传统的纸质档案成本相对较高，一旦遭到破坏，很难恢复。在纸质档案的利用中，我们要反复翻阅，容易造成纸质档案的磨损。人事档案信息化系统的应用，可以大大减少纸质档案查借阅次数，避免带来纸张的破损，利于保护档案载体。此外，数字档案采用了图像加密锁定等技术手段，对相关内容进行了加密处理，有严格的档案查阅流程，可以有效避免档案材料涂改造假的风险，确保了档案信息的真实准确。
三是人事档案信息化建设有助于促进人事工作互联互通，提高人事工作效率。人事档案中的各项信息，是人事工作的基础和核心。实际工作中由于档案利用方式传统，造成档案管理效率较低，人员工作量大，人事档案的作用难以充分发挥。建立人事档案信息系统，可以通过档案信息的分析和挖掘，变“死”档案为“活”信息，发挥人事档案的“信息资源库”作用。将档案作为人事工作的基础环节和重要“出口”，从而实现多项人事工作的“线上”操作，有助于促进人事工作的互联互通。
2 气象部门人事档案管理现状及问题
第一，人事档案管理数量大，垂直管理情况复杂。中国气象局属于垂管单位，中国气象局机关、中国气象局直属单位、省局管理本单位人员档案，地市局管理本单位及县局档案。各单位档案管理量大，不同单位间人员调动、档案转递频繁，纸质档案的审核、流转程序复杂，给干部考察、提任、档案查阅、审核等工作带来了一定不便。
第二，人事档案信息化水平整体较低。气象部门人事档案信息化的水平较低，根据调查了解，各单位采用的档案管理、信息采集方式主要有三种。一是通用的excel软件。大部分单位仅采用excel软件对档案目录、存档人员名单、档案存放位置等进行管理，并未将档案信息与信息化系统进行对接。二是人力资源管理系统。这是气象部门普遍使用的人力资源系统，它涵盖了气象部门人员的多项信息，如学历、职称、工作简历等，并且能够对信息、数据等进行统计整合。但该系统采集的信息与现有需求存在差距，信息更新时没有与档案信息进行逐一核准，存在着信息更新不及时、不准确等问题。三是气象局人才启用的“人事档案管理单机版系统”。该系统记录了存档人员的部分基础信息，主要用于存档人员基本信息的查询和人事代理日常业务的办理。但由于人员信息完全由人工录入，无法保证百分之百的准确性，在需要一些重要信息時依旧需要翻阅纸质档案。且该系统只涉及流动人员档案业务办理功能，并未与其他人事管理工作相联系。
第三，事务性工作占据大量时间，档案管理成效有待提高。气象部门人事档案管理的日常业务，如材料收集归档、查询利用、统计分析等均采取传统人工的方式，这些档案管理的基础事务性工作需要耗费大量时间。气象部门中大多单位缺少专职人员进行档案管理，很难将精力集中到琐碎的档案管理工作中去，造成了档案材料归档不及时、规范性不高等问题，干部人事档案工作的质量和效率亟待提高。
第四，档案信息资源开发利用不足，人事档案的服务作用发挥受限。目前的人事管理工作，如员工入离职、干部提任调任、人员职称评聘等都离不开档案信息。但是每次需要人事档案信息时，都需要由相关人员逐本、反复查阅纸质人事档案并记录相关信息，耗时耗力，效率较低。现有的工作模式下，人事档案与其他人事工作的关联性不足，缺少对档案信息的开发利用，制约了人事档案服务作用的发挥。
3 人事档案信息化调研与经验总结
3.1调研基本情况
为探索气象部门干部人事档案信息化建设实现路径，提高人事工作效率，气象局调研组到已开展档案信息化工作的单位进行了调研。调研可以看出，各个单位档案信息化程度有所不同。
调研单位已基本实现了档案的数字化工作，建立了干部人事档案的基础系统。系统包含了档案管理模块、档案查阅模块两部分，将档案管理、查询利用等业务嵌入其中。查档人员只能进入档案查阅模块，档案管理员可对档案查阅模块的内容进行分区域授权，还可对档案浏览时间、打印内容等进行限制。此外，该系统具有数据保护功能，能够实现数据存储加密、数据传输加密，识别被篡改、删除的情况，并产生审计日志。
有一些单位在档案数字化工作的基础上，对人事档案和人事信息进行了整合开发，建立了系统化的人事管理平台。以新华社为例，该人事管理平台涵盖了每个员工的各项人事信息，并通过档案信息的多轮“互为核准”，进一步增强了信息的准确性。平台包括了各项人事相关业务，干部任免、干部调动、职称评聘、人员聘任、人事档案流转、人事统计等工作都可通过该平台实现。平台将人事档案贯穿于人事工作中，使人事檔案与其互联互通，实现了人事各项工作的“线上”办公，大大提高了效率。该平台还成为了新华社的人才库，各单位可查询检索需要的人才信息，提高了人才筛选的效率及准确性。
3.2经验总结
3.2.1注重因地制宜确定信息化建设目标
根据不同人事管理需求，制定不同的信息化建设目标。有的单位注重人事档案的科学性管理，为加强档案安全性准确性，从技术上杜绝档案材料涂改造假的行为，提高查阅效率。有的单位人事档案数量庞大，人事管理业务纷繁复杂，管理难度较大。因此针对具体工作需求，进行档案信息化建设，结合不同阶段的人事管理需求逐步上线相关业务，实现人事管理业务的线上操作，提高人事工作效率。
3.2.2注重档案信息化工作制度体系建设
根据档案信息化建设需求，同步加强档案信息化工作制度建设。各单位在信息化系统建设的同时注重建章立制，通过出台人事档案及信息管理制度等配套文件，加强档案信息管理的有效性。有的单位建立了流程单制度，将各项人事工作体现在“流程单”中，环环相扣，使“人事档案”贯穿于人事工作的各环节中，提高了档案材料收集的及时准确性，将人员新进、调出、任免等环节整合。
3.2.3注重档案管理人员队伍建设
注重档案管理人员能力和素质的提高，加强档案管理人员队伍建设。各单位普遍重视档案管理人员队伍建设工作。信息化工作初期，单位进行统一的信息技术培训。单位总部还设置专门的部门与下属单位的档案管理人员对接，在工作中对其进行指导。此外，有的单位采取以干代训的方式，通过下属单位人员到总部借调，参与档案信息化工作，促进档案管理人员能力及业务水平的提高。
4 气象部门人事档案信息化建设的措施建议
4.1明确档案信息化目标，进行统一规划
气象部门干部人事档案管理数量庞大，且各级、各单位之间由于干部提拔、调动等原因，人事档案相互流转的情况较为频繁。这就需要气象部门进行统一的信息化建设，建立可以互通的信息化系统。首先要确立档案信息化整体目标，初步可实现人事档案的数字化工作，将纸质档案转化为数字档案，加强档案的利用效率及安全性。之后要结合不同单位情况，思考并确立更为具体的信息化建设目标。可根据单位需要，逐步建立以数字档案为依托的人事管理系统，更好的对档案信息资源进行开发利用，实现各项人事功能的互联互通。
4.2注重档案信息化制度与标准规范建设
要根据档案信息化的特殊性，日常人事管理、档案工作需求，建立健全信息档案管理制度。通过信息化档案管理办法、收集归档规范、查借阅制度等，进一步规范信息化档案的管理和应用。此外，还要加强信息系统的规范统一。统一标准与系统建设要求，实现气象部门各单位档案信息数据库的统一，避免出现软件不兼容、数据库通用性不佳等问题。
4.3加强管理监督，确保档案信息安全性
档案信息化建设是需要第三方介入的一项工作，存在管理的复杂性，因此在信息化建设中要更加注重档案安全性问题。首先，在第三方的选择上，要选择有涉密资质、经工商注册、能经营数字化加工业务的公司，与公司签订保密协议，并在数字档案实施过程中做好监督管理。其次，在信息化系统开发时，须采用数据加密、访问控制等技术，以确保档案信息传递和存储的安全性。最后，采取科学有效的安全管理措施，注意各个环节的安全管理，可采取安全责任制。
4.4注重档案内容管理，保证档案准确性
进行档案信息化工作，要保证档案的真实准确。在档案信息化工作实施前，要对纸质档案进行全面的审核，保证人事档案信息准确无误，档案材料齐全完整、真实可信。在档案信息化过程中，要注意档案材料的收集和鉴别，并及时将后续的制作材料进行扫描更新，确保档案内容的完整性。
4.5加强人事档案信息化人才队伍建设
气象部门包括中国气象局机关本级、直属的16个单位及31个省局部门，档案信息化建设中的指导与培训，可由中国气象局机关本级进行统筹规划。各单位应结自身具体情况，选配1-2名政治素质及专业能力都较为突出的党员干部负责人事档案管理及信息化建设工作。由中国气象局对其进行统一的档案信息化业务培训及指导。可在信息化工作启动前及实施过程中分别进行针对性培训，包括专业知识、系统应用培训等，还可定期进行线上或线下的业务工作研讨交流等。
参考文献：
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