第十一章 基层领导提高工作效率方法 第三节 如何提高
时间：2020-09-21 07:34:17 来源：达达文档网 本文已影响 人 
第十一章 基层领导提高工作效率的方法
第三节 如何提高会议效能
开会是一种重要的工作方法，通过会议研究、部署、总结工作，传达、贯彻、落实上级批示非常有必要。但是如果操作不当，领导者就会陷入空洞、费时、耗材的“会海”之中、因此，掌握一定的召开艺术的方法与艺术，是提高领导效能的重要途径。
一、会议的概述
（一）会议的功能
领导者在实施管理和决策的时候，会议是不可缺少的基本形式。有效的会议，可以使得组织成员互通信息，加强沟通。这种面对面的交流，对于统一思想，步调一致，消除隔阂和误解十分有利。通过会议，使每一个人对组织目标和组织现状有清醒的认识，明确了奋斗的目标，会议还是集思广益的好场所，会议上的民主讨论，可以相互启迪，激发创新，征集许多好建议。
（二）会议的类型
根据我国领导工作的特点，目前在基层召开的会议主要有以下几种类型：
（1）政策研究会议。这类会议内容包括目标规划、讨论新战略、新策略、新政策等，会议的目的就是为组织的发展确定未来的目标和发展方向。
（2）执行性协调会议。这类会议主要是为了解决决策执行过程中出现的各种问题，如布置任务，解决任务“怎么做，谁来做”的问题，协调各部门之间的矛盾。这类会议过多，说明领导组织工作尚未走上制度化、规范化的轨道，领导者要从深层次找原因。
（3）宣传性教育会。这类会议是围绕组织的工作重心，对与会者进行宣传、教育、动员，以使大家提高思想觉悟，增强自觉性。如政治理论学习、英模报告会、先进表彰大会等都属于这类性质的会议。这类会议一般是单向交流，通过灌输和强化的方式来进行，因此必须在组织时考虑周全，主题要鲜明，否则极易流于形式。
（4）开放性讨论会。这类会议的目的是广泛征求与会者的意见，形成或完善决策方案。开好这类会议，关键是要创造民主气氛，让大家畅所欲言，广开言路，思想碰撞，不同的观点越多，会议的效果会越好。这类会议对于领导者来说是十分必要的，但要控制好局面，避免因自由讨论而离题太远，脱离中心，失去了讨论的意义。
（三）有效会议的评价标准
关于什么样的会议才是有效的，专家提出五个W，对于我们认识这个问题提供了有价值的参考。
Why：为什么开会，开会的目的、理由、要求和方针等；
What：开什么会？会议的内容和议题；
When：什么时候开会？什么时候开？从什么时候开始开，开到什么时候结束？
Who：哪些人参加会议？参加人员的数量和对象；
How：会议应该怎么样开？包括开会的方法、手段、步骤和程序。
领导者只有对这些问题都弄清楚的时候，才能决定会开与不开，怎么样去开，才能使得开会能真正解决问题，达到会议的预期目的，否则，就会陷入到开会的误区。
二、有效会议的基本要求
（一）准备要充分
领导者要开好会，必须事前做好精心的准备，包括会议的主题；通过会议达到什么样的目标，解决哪些问题；参加会议的人员有哪些，要让与会者事先知道会议的宗旨，有备而来；采用什么方式、程序等。这一切都要求领导者做到心中有数。许多会议之所以失败，都是由于领导者随意动议，仓促召开，导致无法控制局面而造成的。领导者如果决定开会，就一定要精心计划，精心操作，务求达到满意效果。毛泽东说过：“开会要事先通知，向出安民告示一样，让大家知道要讨论什么问题，解决什么问题，并且早做准备。有的地方开干部会，事先不准备好报告和决议方案，等开会的人到了才临时凑合，好像‘兵马已到，粮草未备’，这是不好的，如果没有准备，就不要着急于开会。”
（二）主题要明确
领导者之所以要召开会议，是因为有问题需要沟通、解决，从这个意义上说，任何会议都有的特定的议题，具有针对性。从主持会议的领导角度讲，无论是会前的准备，还是会议进行时，自始至终要围绕会议的主题进行，因为它是会议的核心。
领导者要控制会议的进程，一定要避免离题万里的现象，在这个问题上，邓小平同志的论述是深刻的：“会上讲短话，话不离题。议论这个问题，你就对这个问题发表意见，赞成或者反对，讲理由，扼要一点，没有话就嘴巴一闭，不开空话连篇的会，不发离题万里的言论。”当然，把握主题，控制会议，并不是限制大家的思路，禁止争论。要坚决反对那
种借口捍卫主题而压制民主的武断作法，要允许大家讨论，争辩不要偏离主题，这才是正确作法。
（三）计算成本
从经济学的角度讲，开会是有成本的，它包括人员和时间，还有经费等。我们过去习惯只将经费计入成本，而很少考虑人员和时间，彼得·P·德鲁克认为：“开会就不能工作，工作就不能开会，谁也不能同时开会和工作。一旦步入会场，个人处理各种实际工作的自由时间就必须减少。”按照德鲁克的观点看来，如果谁认为开会是一种工作，至少是对效率理论的无知和误解。
对于开会成本，国外的学者作了大量的研究。日本太阳公司的计算公式是：
会议成本=参加会议的人数*会议的时间*全体员工平均每小时*3*2
公式中的前三项比较容易理解，第四项乘3是因为，如果员工在上班时间离开工作岗位，那么他每小时就要少生产许多“钱”，这些“钱”不仅包括员工的工资，还包括利润及一些额外支出，因此，这些附加值按照平均工资的3倍计算。第五项乘2，是因为某人开会走了，要停止日常工作，其损失要加倍计算。如果某公司有2000名职工，每小时工资是60日元，开两小时的会，那么会议的成本=2000*2*60*3*2=1440000日元。不算不知道，一算吓一跳，这样一笔账应足以引起领导者的高度重视。会议要少开，开短会，尽量减少不必要的会议，精简会议人员，从而节约会议投入，提高会议效率。
（四）时间不宜过长
时间太长的会议不仅增加成本，而且效果也不好。科学研究证明，参加开会和讨论时，脑力的最佳状态只能保持40-45分钟，人在生理上产生疲劳感的界限是一个小时。超过这一界限，人的注意力就会分散。继续开下去，就会出现窃窃私语和骚动，多数人大约需要再三四十分钟后才能恢复良好的自我感觉。可以想象，在这样的状态下，所产生的决议和决策，质量是很难保证的，正因为如此，许多组织都对会议的时间作料限定。因为时间有规定，所以就要求会议的内容直奔主题，发言也要切中要点。
（五）要有好会风
要使会议有效，还必须要有好的会风。端正会风，要从改革机制、转变观念入手，打破一些陈规旧习，不能以开会来衡量对工作重视的程度，更不能将开会数量作为工作成绩。同时，下大力气提高会议质量，无准备的会不开，正点开会，反对迟到、早退，对违反规定者要严厉批评；要尽量缩小开会的规模，缩短会议的时间，控制会议的经费，同时要注意新闻报道的取向，力戒突出个别领导，也要厉行节约，反对铺张浪费，避免滋长会议腐
败。
三、召开会议的程序
一个高效的会议，大体要经历三个步骤：
（一）准备阶段
开好会议，准备工作非常重要，它是关系会议能否成功，能否取得预期效果的大问题。领导者应和有关部门和相关人员密切配合。做好各项准备工作。
首先，要确定好会议的主题，这是开好会议的关键。会议要解决哪些问题，解决到什么程度。围绕这个主题，采取怎么样的会议形式，邀请哪些人员，拟定讨论的方案等，都要有充分的准备。其次要做好材料方面的准备。会议上需要哪些文件，需要印发与会同志的资料，要事先打印、核对好。务必精心细致，不能发生差错。再次，做好宣传方面的准备，如果有的会议的内容需要及时向社会和群众传播，应事先与媒体作好沟通，为采访的记者提供相应的材料；需要向上级和有关部门报送的会议安排、会议报告等也要随时准备好。最后，作好具体事宜的准备。在上述准备工作就绪后，可发出会议通知，将会议举办的时间、内容、地点等有关事项，提前通知参加会议的单位和个人，对来参加会议人员要妥善安排，以方便与会人员为宗旨。在开会之前，要吩咐工作人员布置好会场，包括主席台、会标、音响设备等，每一个细节都要考虑周全。
（二）召开阶段
会议的召开阶段是关键阶段，规模较大、比较隆重的会议要注意以下几个环节：（1）入场，这是领导者在大会的第一个亮相，要格外注意，准时出席。必要时，会议主持者应把主席台就坐者提前召集到休息室或指定地点，统一步入会场，以避免东一个、西一个随意上台，影响与会人员情绪，造成松散的气氛。（2）宣布开会，由会议主持人宣布开会，首先介绍与会人员情况，然后着重介绍会议的宗旨、议题、要求、会序，这个过程要简明扼要，不拖泥带水。（3）讨论研究议题，这是会议的实质性阶段。工作研究部署，问题的协商解决，都得在这个阶段完成。因此领导者要严格按照程序进行，控制会议进程，注意会议进行中出现的新情况，保证会议顺利进行。
（三）总结阶段
会议内容完成后，主持要进行总结。就是把会议进行概括，讨论了什么问题，取得了哪些共同看法，是否达到了预期目标等，要向与会人员报告。同时，对下步工作的安排，会议精神的落实等，进行重点部署，会议宣布闭幕。
会议闭幕后，标志会议进程结束。但领导的工作并未结束，如对会议中提出的问题怎
样解决；具体要求落实如何，各方面的反馈信息等，这些都需要妥善处理。要总结会议经验教训，以利于今后更好地开展工作。
四、不同类型会议的召开方法
（一）召开研讨会
主持政策性研讨会和学术研讨会，主要目的是讨论目标规划，方案论证以及学术交流等，不同于一般的工作会议，有几点要注意的。第一是平等性。对这类会议，领导者首先要放下架子，以平等身份出现，与会人员是为领导决策出谋划策，他们与领导不是上级与下级、服从与被服从的关系，要让他们保持思维的独立性。第二是开放性。为使讨论中产生真知灼见，实现会议的目的，会议要鼓励讨论，广开言路。提出的建议越多越好，领导者不要干预讨论，以免影响讨论的积极性，要善于从各种不同意见中，吸取有价值的东西，以利于决策。第三是中立性。为鼓励创新，不影响与会者的积极性，主持会议的领导必须保持中立性，对会上的任何意见、主张都不宜表态。为了保障会议主持人的中立性，有的学者主张，应由会议主题相关的专业方面的专家来主持，而不宜由担任领导工作的专家来主持。保持中立的目的是为了集思广益，但不能为保持中立而失去对会议的控制，这也是需要注意的。
（二）召开执行协调会
这类会议主要是布置任务，协调矛盾、组织实施，与研讨会有本质上的不同。首先要严格按照议程，围绕议题落实，只能围绕与议题直接有关的问题来讨论，而不能漫无边际的东拉西扯，或者是找理由、摆困难，应当排除一切干扰主题的其他因素。其次只考虑可执行的实际解决方案。这样的会议不同于讨论会，是为解决某一具体而棘手的问题才开的，那么在发言中，对于那些尽管建议很好，但暂无法实施的方案不宜讨论，除非原有决策目标由于某种原因无法得以执行，则应另行讨论决策。总之，必须紧扣会议主题，寻求可执行的实际解决方案。最后要注意团结协作。执行协调会是为了保证任务完成，克服由于分工不合理等因素导致的部门之间冲突而开的会，所以要求主持会议的领导者要有较高的协调能力，善于说服各方。
（三）召开宣传教育会
宣传教育会目的是要通过学习，使组织成员思想觉悟有所提高，增强工作的自觉性。所以要能打动与会者的心，引起其共鸣，否则就失去了意义。首先，针对性要强。学习教育一定要针对组织成员的思想状况，有针对性进行，通过摆事实、讲道理，达到以理服人的目的。通过学习教育后，使大家明白什么是对的，什么是错的，应该提倡什么，反对什么，在组织中形成追求进步，团结向上的氛围。其次是典型性要强，树立的典型要具有代
表性，一定要是先进人物和模范人物，他们的思想进步，具有优秀的品质和模范的事迹，能展示时代的风貌，代表着事物发展的正确方向，对组织成员的思想和行为起着导向和引领的作用。这是群众自己教育自己的好方法，所以选择的典型应有说服力。最后是要形式多样。要达到宣传教育目的，可以通过各种途径和方法进行，如请英雄模范代表来组织作报告、组织取得成绩时召开庆功会、誓师会、动员会等。多样化的形式可以引起大家的强烈反响，端正认识，在精神作用的拉动下，鼓舞群众的斗志，激发工作热情，追随领导者一起去实现组织目标。
（四）召开决策拍板会
这是制定决策的主要形式之一，对于这类狐疑，领导者要严重限制决策对象的范围，会议的主题要明确，界定讨论的问题，以便于参加会议的人的注意力始终集中在所要决策的问题上。对于围绕目标提出的各种方案，都要从科学性角度认真分析、评判，鼓励提倡有不同方案，从而更好进行利弊得失的权衡。通用汽车公司总裁斯隆在主持一次高层经理人员讨论决策会时，面对大家一致的看法说：“现在我宣布休会，这个问题延期到我们能听到不同的意见时再开会决策，这样，我们也许能得到对这项决策的真正了解。”方案单一是决策会议的大忌。既然是拍板会，就要求会议不能久议不决，发言者要力求精炼简洁，态度观点鲜明，而且要防止由于会议拖得时间太长，导致与会者精神懈怠，草率做出决策。
