航道档案管理作用与信息化
时间：2021-04-08 07:58:46 来源：达达文档网 本文已影响 人 
摘 要：新时期，航道管理系统之中档案管理地位越发重要，其承担了重要的工作职能并发挥了极为关键的作用。做好高效、优质的档案管理可确保整体航道系统的健康、持续与良性运转。然而，以往采用的文件管理模式包含了一定缺陷，早已无法符合现代化、信息化的档案管理需要。本文针对航道档案管理作用展开进一步研究，探讨了传统模式缺陷以及信息化发展对策。对全面提升航道档案管理工作水平，创设显著的经济效益与社会效益，实现可持续的全面发展，有重要的实践意义。
关键词：航道 档案管理 信息化
一、引言
现代社会，航道事业建设及其船舶生产阶段中会形成极为庞大的档案资料与信息数据，包含了项目建设、日常行政管理、设备系统维护等众多形式的信息。一般来讲典型的航道档案资料涵盖文本信息、图片信息、视频信息等。文本资料具体来讲便是各种类型的审批资料、签署的合同协议、项目设计方案与技术报告、应用工具材料清单、设备系统说明文件、工具、器械维护登记、召开会议记录、质检报告、工程验收报告以及项目检验证书等等。图片资料具体包括项目设计规划图纸、模型展示图、施工设计图、工程竣工图、设备图集、应用工具图纸等。视频资料则是航道建设用于广告宣传、进行项目验收的相关视频资料。该类含量信息为设备与人员控制管理、工程项目立项与最终的验收提供了极具价值的信息以及技术支撑。高效的维护管控各种类型档案资料，将影响到航道系统健康良好运行、设备的定期维护与综合效益的全面提升。
二、科学实施航道档案管理作用
科学实施航道档案管理可确保航道系统的健康良好运转。目前，航道系统正经历着急速发展时期，同时各个单位责任清晰、分工明确，具备较强的专业性。做好高效有序的航道档案管理，需要对不同类型的文档资料做分类保管，进而确保各个单位、不同部门间形成良好的协作与交流，同时为整体系统的健康运行提供必要的信息支撑。做好航道档案管理还可为重要项目建设提供必要的技术支撑。船舶项目与航道工程建设要用到不同类型的设计文档以及技术资料，该类技术资料涵盖工程项目设计图纸以及设备系统说明资料，是确保项目工程顺畅开展的重要基础。为积极合理的组织与有效的管控该类技术资料，不但可为各个机构提供所需的技术支撑，同时还可明显提升项目建设效率。
另外，积极做好航道档案管理可确保各类设备系统的正常、良好维护。航道系统实践运营阶段中，各类零部件势必会形成耗损或是出现故障，该时期应快速察觉故障并及时更换损坏零部件，这对于整体航道系统的良好运行具有重要的现实意义。
三、传统档案管理缺陷
传统航道档案管理，通常应用文件系统工作模式。信息科学领域，文件系统主要是操作体系之中用以管理辅助存储器之中信息数据的子系统。一般来讲，各类档案信息独立存在，依照实际应用完成存储与管理。通常文件系统包含一定的缺陷，首先档案信息共享性不足，具有较大的冗余度。同类信息集合至各种系统内进行应用的阶段中，通常要进行二次定义以及储存。例如，航道生产单位会存储各类生产建设应用设备的记录，而该类设备系统同样也会在维修单位进行登记。这之中涉及的设备信息通常会出现重复，也就是说同类信息无法全面共享，便会导致数据信息的冗余现象。
另外，同类信息重复储存以及单独管理，令信息修改以及管理维护更加困难，较易形成信息不一致的现象。例如，维修单位修改生产单位信息，而后者没有对应性的修改本部门信息，便会导致相同生产系统信息出现两类副本不相同的问题。基于档案信息同实践应用关联密切，倘若档案资料内在结构转变，需要修改对应性的数据处理工作方式。
四、航道档案管理信息化对策
伴随现代化信息技术手段的快速更新发展，数据库系统技术更加成熟，同时变成了各行业自动化办公管理进程中极为重要的一项内容。基于数据库技术内在优势与作用功能，将其有效的融入航道档案管理建设中，将发挥极为明显的作用。因此，实践阶段中，我们应积极引入数据库系统技术以确保信息数据的完整性，发挥更高的通用功能，数据库系统之中可保存各个文件结构及其格式，该类信息为具体应用而设计，为此，不论行政单位或是生产单位在应用档案信息过程中，数据管理系统均能提供人性化的信息管理服务。该类数据库系统的良好通用性，将各类档案信息数据进一步抽象，因此方便统一管控并储存航道档案信息。
航道档案管理应用数据库系统可提供不同信息的视图以满足生产管理需要。采用现代化数据库手段可支持各类型的应用与不同用户，多重应用对于信息会提出各种类型的显示需要，也就是各种类型的视图。而数据库技术则可利用自身定义、管理操控以及维护视图的模式，令查询结果符合多种用户或实践应用的需要。另外，数据库技术系统可实现数据信息的全面共享。传统工作模式下，档案信息会形成较多冗余的现象，而采用数据库技术系统则可依照各类用户现实需要，全面考量各类型视图，将其集成统一的逻辑模式。这样一来即便实践应用不一样，系统也可对唯一存储信息进行调用并形成对应视图，进而可有效预防冗余问题。另外，正是由于数据信息储存独立于实践应用，因此数据库系统许可更多的用户或是不同应用在相同的时间进行登录访问，调用唯一的档案信息，同时提供了并发管控机制，进而真正实现了信息共享。
另外，航道档案管理工作中信息恢复制度发挥了关键功能，数据库技术系统具备了恢复子系统，该系统可确保数据库的科学性与正确性，即便系统出现了硬件故障或是软件问题，也可快速将其复原到健康状况。
虽然，采用数据库信息技术手段可全面提升航道档案管理工作效率，然而目前航道档案管理工作仍旧过多的停留在以往文件系统模式上，在从传统向着信息化工作模式转变的进程中，我们还要注重各种类别信息的整合，同时保存好重要的原始信息。基于数据库系统技术要求各类信息电子化，因而各类文本信息、图片资料、视频信息均需要先行转换为电子信息，该过程牵涉到各种类别信息的分类以及汇总，同时需要数据库技术系统为多媒体视图提供必要的支撑。
基于数据库系统之中一些档案信息来自于原始文件，例如航道项目纸质文檔以及设计图纸，该类原始资料具有极为重要的参考应用价值，为此应进一步做好原始资料的完善、健全管理，同时数据库系统之中的组织结构应与之全面对应。这样一来即使数据库系统之中信息不完整，该类原始资料也可发挥良好的恢复以及参考价值。
五、结语
总之，进一步做好航道档案管理工作具有重要的现实意义。在当前现代化工作模式之下，采用信息技术手段、全面建设数据库系统则发挥了良好的功能价值。可全面提升日常工作效率，并可赢得明显的经济效益。为此，我们应积极采用信息技术手段辅助航道档案管理，创建完善、强大的数据库系统，加强人才建设，针对传统档案管理的缺陷与不足制定积极改进对策，方能全面提升航道档案管理信息化工作水平，达到事半功倍的工作效果，创设显著的经济效益与社会效益，真正推进航道建设事业实现可持续的全面发展。
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