“放管服”背景下高校科研财务一站式服务平台构建
时间：2020-07-22 03:33:03 来源：达达文档网 本文已影响 人 
陈亚萍
摘要：在科研“放管服”的改革背景下，高校用信息化手段整合科研经费管理流程，探索优化服务方案是大势所趋。通过梳理传统高校科研经费管理流程及存在的问题，提出构建科研财务一站式服务平台的建设方案，从成立一站式平台领导小组、启用单点登录和模块管理、建立合同精细化管理机制、项目管理与合同管理集成、票据管理前后联通、财务核算与票据管理集成、采用项目负责人负责制、网上预约报销与财务管理集成和简化结题验收程序九个方面提出优化建議，切实提高科研管理便捷化水平。
关键词：放管服;科研经费;一站式服务
引言
2018年7月18日，国务院印发《关于优化科研管理提升科研绩效若干措施的通知》（国发〔2018〕25号），要求贯彻落实党中央、国务院关于推进科技领域“放管服”改革，提出优化科研项目和经费管理，加快完善国家科技管理信息系统，推行“材料一次报送”制度;2019年1月3日，科技部办公厅、财政部办公厅印发《关于开展解决科研经费“报销繁”有关工作的通知》（国科办资〔2018〕122号），提出加强科研项目和经费全过程管理信息化建设，促进项目管理、经费管理、网上审批、财务报销、信息查询等管理一体化，提供一站式服务。科研“放管服”改革热火朝天，通过信息化手段整合优化科研经费管理的全流程，提出一站式服务平台的构建方案，切实提高科研管理便捷化水平，是保障国家政策文件落地见效的一项重要举措。
一、传统高校科研经费管理流程及存在问题
目前传统的科研经费管理流程包含四个阶段：
第一阶段是项目申报，项目负责人提交申报材料，编制项目经费预算，经科学研究院审核后签订标准化合同;第二阶段是项目立项，科学研究院审批后予以立项，计提管理费，再到计划财务处开具发票，设立财务编码;第三阶段是项目执行，计划财务处办理经费入账、预算调整，项目负责人在规定范围进行经费报销;第四阶段是结题验收，由会计师事务所或内部审计部门对项目经费收支明细、预算执行情况等进行审计后，完成项目的结题验收。传统高校科研经费管理流程存在一些问题：
（一）各部门各自为政，缺乏协同管理的整体性
高校负责科研经费管理的各责任主体中，科学研究院负责管理科研项目申报、研究进程和研究成效等情况;计划财务处负责管理科研经费的到款、入账、报销和结余等经费使用情况;项目负责人负责科研项目的研究推进和管理流程的执行。各部门各自为政，协同管理效率较低，不利于决策者及时、准确地掌握科研项目的整体情况。
（二）缺乏信息共享机制，信息重叠利用效率低
对科研项目的管理口径，科学研究院主要以上级部门批复的课题编号或合同编号进行管理;计划财务处则根据单独设立的财务项目编号进行管理，这两者间缺乏对应关系，各自形成“信息孤岛”。此外，计划财务处内部的项目管理系统、票据管理系统、财务核算系统、开票系统等互相之间也是独立运转，缺乏数据的交互共享机制。各管理系统之间“固有壁垒”的存在，导致信息重叠，需要通过Excel或手动录入的方式传递信息，存在数据出错的风险，降低整体工作效率。
（三）合同管理不到位，难以保障政府会计制度的落实
在实行政府会计制度的新形势下，对科研收入的确认财务会计要求以权责发生制为原则，即按照科研项目的完工进度分期确认科研收入。目前高校对合同的管理，大多停留在对合同编号、合同名称等最基本信息的管理层面，缺乏合同精细化管理机制，财务人员账务处理时认定合同完工进度缺乏数据支持，对政府会计制度的顺利执行造成阻碍。
（四）办理业务流程烦琐，有碍释放科研创新活力
传统科研经费管理流程不够合理，科研人员完成项目申报和立项、发票开具和核销、预算申报和调整、经费入账和报销、结题验收等完整流程的业务，需要在科学研究院与计划财务处之间、计划财务处内部各部门之间多头跑、反复跑，合同协议等材料需要多次复印、反复提交，科研人员怨声载道，有碍释放科研创新活力，与国家大力推行的科研“放管服”优化服务改革和浙江省推行的“最多跑一次”改革理念相去甚远。
二、高校科研财务一站式服务平台构建
用信息化手段整合高校科研经费管理流程，优化服务和管理，实现合同签订、项目立项、发票开具、经费入账、预算调整、经费报销、结题验收各项环节互联互通，构建科研财务一站式服务平台。一站式服务平台的建设方案和实施效果应包含以下几个方面：
（一）成立一站式平台领导小组，统筹管理发挥协同效应
科研财务一站式服务平台的构建需要各部门通力合作，在学校层面成立一站式服务平台领导小组，由信息化中心任组长，科学研究院、计划财务处为成员部门，抽调技术人才、业务骨干为组员，探讨论证出一套精简高效的科研经费管理流程。科学研究院对项目申报、合同管理、项目验收等流程进行梳理优化，计划财务处对经费认领、发票开具、财务立项、经费报销等流程进行整合优化，信息化中心统筹协调，合理分工，构建科研财务一站式服务平台建设方案。
（二）启用单点登录和模块管理，提高信息利用效率
传统管理模式下，各管理系统有独立的登录账号。科研财务一站式服务平台通过校园统一身份认证，各管理部门用户、项目负责人、经办人通过单点登录、账号统一。科研经费由独立的系统管理转变成模块管理，主要包括合同管理、项目管理、票据管理、财务管理、预算管理、结题验收等模块，跨部门信息通过中间数据库实时传递和共享，确保了信息来源的唯一性，减少信息手动传输和重复录入，提高信息利用效率。项目负责人和决策层可以在一站式服务平台纵览科研项目的整体情况，实现科研数据可视化、集成化、高效化。
（三）建立合同精细化管理机制，实现合同信息电子化
最新推出的政府会计制度要求按照科研合同完工进度分期确认科研收入，对合同进行精细化管理是落实政府会计制度的必备前提。在科研财务一站式服务平台上，设立合同管理模块，由科学研究院负责管理。除了合同编号、合同名称、合同金额、课题性质等基本信息，科学研究院还需将合同条款中约定的支付进度、支付条件和完成期限等录入合同管理模块，实现合同信息电子化管理。随着“互联网+”办公的进一步推广，科研项目采用电子合同的方式，或许也是合同精细化管理的必然趋势。
（四）项目管理与合同管理集成，实现财务立项自动化
在合同信息电子化管理的情况下，项目管理与合同管理模块通过合同编号建立共享关系。科研人员进入一站式服务平台的项目管理模块，录入合同编号，即可通过中间数据库从合同管理模块获取合同信息，包括合同名称、课题性质、项目负责人、合同金额等，填写经费预算信息，并上传上级部门立项通知书等附件材料，根据后台储备的部门编码、项目大類、预算模板等信息对照表，结合预先设置好的经费项目编码规则自动生成经费项目编号，经计划财务处审核后推送至财务核算系统，实现财务立项自动化。
（五）票据管理前后联通，足不出户开具电子发票
一方面，票据管理与合同管理模块集成，计划财务处票据管理员进入票据管理模块即可查阅合同信息，不需要项目负责人携带纸质合同到现场审核。另一方面，票据管理模块与开票系统集成，科研人员在票据管理模块申请开具电子发票，计划财务处票据管理员点击确认开票后，电子发票链接便以短信或邮件的方式发送给科研人员，科研人员再将短信或邮件转发给付款单位即可。票据管理模块前后联通，科研人员足不出户便可开具电子发票，节省邮寄纸质发票的精力和财力，规避了邮寄过程可能遗失发票的风险。
（六）财务核算与票据管理集成，智能凭证解放财务人员双手
将一站式服务平台票据管理模块与财务核算系统做数据对接，通过开票申请单编号建立共享关系。在票据管理模块设计一栏“经费项目编号”，由项目负责人提交开票申请时填写。在财务核算系统编制凭证时，输入开票申请单编号，即可从票据管理模块获取课题名称、性质、金额、经费项目编号、项目负责人、付款单位、发票号码等信息，财务核算系统通过事先设定的智能凭证模板，结合部门编码对照表、收入支出项目对照表、科目项目对照表等信息，自动生成确认科研收入的会计凭证。生成凭证后，经费入账信息同步共享至一站式服务平台的财务管理模块，项目负责人、科学研究院便可第一时间直观的查询经费入账情况。通过数据的交互共享，实现编制会计凭证智能化，解放财务人员双手。
（七）采用项目负责人负责制，增加预算调整“柔性”
在“赋予科研单位科研项目经费管理使用自主权。直接费用中除设备费外，其他科目费用调剂权全部下放给项目承担单位”和“强化科研人员主体地位，在充分信任基础上赋予更大的人财物支配权，强化责任和诚信意识”的国家政策支持下，建立以信任为前提的科研经费管理机制，预算调整采用项目负责人负责制，总额控制，自主调剂，在大框架下保证国家政策落实“刚性”的同时，增加预算调整“柔性”。预算执行过程中，预算数与决算数可能出现偏差较大的情况，利用一站式服务平台的“大数据”进行数据追踪和分析反馈，找出预算编制或执行问题，自动生成监督整改意见和依据，供项目负责人参考。项目负责人结合项目实际执行情况在一站式服务平台预算管理模块提交预算调整明细表，简化审批程序，计划财务处审核后预算调整信息共享至财务核算系统，设置自动生成预算调整凭证。
（八）网上预约报销与财务管理集成，实现经费报销零等候
科研人员在一站式服务平台财务管理模块查询到经费已入账后，点击预约报销，即切换至网上预约报销系统，提交预约报销单。点击上传附件入口，上传原始票据、合同等报销材料照片，推送至审批人，同时抄送相应办事人员，纸质报销材料通过自助投递机投递至计划财务处。网上预约信息通过电子签批，纸质报销材料通过线下审核后，计划财务处报销人员通过无现金发放系统，将报销经费转入系统登记的项目负责人银行账户中。网上预约报销与财务管理模块集成，加上电子审签和自助投递机的助力，可大大减少科研人员跑现场的次数，节省报销等待时间，提升科研经费报销效率。经费支出情况同步共享至一站式服务平台的财务管理模块，方便项目负责人查询。
（九）集中采集数据，简化结题验收程序
最新科研“放管服”政策文件强调，避免重复多头检查，合并财务验收和技术验收，简化验收流程，推行“材料一次报送”制度。项目负责人在一站式服务平台的结题验收模块提交结题验收申请，一站式服务平台集中采集各项数据，包括合同编号、经费收支明细、预决算报表、结余情况，整合以上数据生成结题验收报告。为方便结题审批，可利用电子成像技术将经费入账、报销等会计凭证的附件材料转换成电子凭证资料。结题审批时，会计师事务所或内部审计部门在一站式服务平台通过结题验收报告编号检索，即可随时调取科研项目的所有凭证附件，结合大数据分析，找出风控点，有序地开展审计抽样和监督检查，签署项目结题验收审计意见。
结语
以科研“放管服”改革的“优化服务”为落脚点，高校用信息化手段整合科研经费管理流程，构建各管理模块互联互通的一站式服务平台，逐步实现业财融合、信息化融合，“让信息多跑路，让科研人员少跑腿”，实现科研人员只负责埋头干科研、在办理琐碎业务上做“减法”，信息技术在服务端做“加法”的目标，放出活力与效率，为科研活动保驾护航。一站式服务平台正式运行后，还应建立健全优化服务的长效机制。
参考文献：
[1]国务院印发《关于优化科研管理提升科研绩效若干措施的通知》（国发〔2018〕25号）.
[2]科技部办公厅、财政部办公厅联合印发《关于开展解决科研经费“报销繁”有关工作的通知》（国科办资〔2018〕122号）.
[3]财政部印发《政府会计制度——行政事业单位会计科目和报表的通知》[S]（财会〔2017〕25号）.
[4]郭菲.高校科研财务一体化管理模式研究[J].会计之友，2020（01）：99-102.
[5]杨怡帆.“放管服”背景下高校科研经费管理探析[J].中国总会计师，2019（197）：163-165.
