6σ管理理念在高校社团管理中的构建
时间：2021-04-07 07:56:46 来源：达达文档网 本文已影响 人 
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摘要：随着高等教育的普及，高校学生社团不断增加，但优秀的社团数量很少，从高校管理层面、组织管理层面、参与者层面分析高校社团中普遍存在的问题，引入6σ管理理念加强高校社团管理，从先建立社团质量评估标准，并将其量化，构建社团信息管理系统，提高管理效率，社员的综合素质，以素质为先导，培养学生的综合素养，从而提高社团管理，改善社团的质量。
关键词：社团 6σ管理理念 高校管理
一、社团存在问题与原因分析
（一）社团数量庞大，经费分配拮据
目前，高校为了丰富大学生的校园文化生活，对学生社团的成立降低了门槛。以上海商学院为例，社团成立的流程：首先集齐五个社团初级成员和一个指导老师，提交社团成立申请表，然后由社联部组织答辩，如果合格，立即成立；如果答辩不合格，有些经过整改之后成立，社团成立申请答辩的通过率高达90%以上。因此，各种社团纷纷成立，一个高校的社团平均数高达到100个以上。
虽然社团种类繁多，但是由于高校对社团管理的重视力度不够，缺乏完备的工作条例及奖惩制度来规范社团活动，导致20%的社团人数不到10人，12%的社团一个学期都可以不开展任何活动。同时高校分配在社团建设方面的资金有限，随着社团数目规模不断增加，平摊到每一个社团的经费也不断减少，社团的发展受到阻碍。
（二）社团管理不佳，活动开展混乱
每一个社团在成立的基本条件中包括确定社团的规章制度和管理程序，但由于时间的变迁及人员结构的不稳定性，导致规章制度无人执行，制度名存实亡。社团的组织者缺乏对整个组织的长远规划及管理经验，盲目扩大社团规，缺乏科学管理方法和管理经验，导致整个社团变得松散，毫无凝聚力。
以上海上商学院为例，30%的社团开展活动时，没有活动策划及紧急预案，活动开展一旦受阻，社员就手足无措，甚至导致活动临时取消。活动结束后，55%的社团没有对活动的考核标准，也不会反思整个活动中的不足。由于社员的流动性大，社团活动组织者安排任务时，难以实时了解社员的基本情况，缺乏科学的管理信息系统来管理人员和活动信息。
（三）社团活动无创新性，参与者积极性低
2016年通过对上海商学院的调查发现，有85%的学生参加过社团，其中55%的学生表示参加过社团超过2个，校内总社团数高达到100个以上，但五星级社团仅不到20个。究其原因发现，平均每个社团有9%的社员经常无故缺席社团活动，55%的社员会在一个学期内选择退社。根据对退社成员的访问，78%的社员是由于社团的活动内容太过枯燥，据此可知社团的活动缺乏创新性和有趣性是导致参与者积极性低的主要原因。
二、6σ理念导入高校社团的基本要求
6σ管理是一种质量管理方法，它运用统计学的方法计算出失误率，失误率为百万分之3左右，然后通过失误率发现问题、找到关键原因、设计方案，最终达到降低失误率和提高管理效率的目的。但是成功的实施需要一定的基本要求。
（一）获得高校的管理层的重视和大力支持
6σ管理需要投入一定的人力、物力和财力，同时需要聘请专业人士对社团人员的培训并结合实践才能顺利推行。一般情况下一个团队推行一年以后才会看到效果。同时，6σ管理法推行之时需要打破社团原有的组织结构，另外社联部需要额外的负责六西格玛项目，所以只有高层领导的全力支持才能保证六西格玛管理的顺利推行。
（二）建立组织基础架构、加强人员培训
高校组织构架可以建立以倡导者、黑带大师、黑带和绿带为核心的六西格玛架构。黑带大师负责整个高校社团改进的方向及资源的规划；黑带是实施管理的中坚力量， 负责绿带的培训， 在其中起协调作用； 绿带则侧重于六西格玛工作的具体实施。加强对组织者以及参与者的培训，使其尽快地理解六西格玛管理理念。
（三）将六西格玛管理与学生紧密联系
六西格玛注重的是以顾客为中心，在高校社团管理中应该以学生为核心， 必然应该将六西格玛管理与学生紧密联系起来， 首先，分析整个管理的流程，界定核心流程、关键输出；然后，确定学生需求。
四、6σ管理理念在高校社团中的具体实施步骤
在6σ管理理念最常用的方法是DMAIC， 其由定义、数据收集、数据分析、项目改进、项目控制五个阶段构成。
（一）定义阶段
定义阶段是过程改进不可缺少的一部分，在企业中定义阶段是根据顾客的需求，明确其中的缺陷，同样，在高校社团管理中，首先要明确学生对于社团的需求，分析现社团存在的缺陷，缺陷即不能使社员满意，造成社团不积极参与社团活动，社团各种活动质量低下等种种原因，可以通过对高校社团成员的访问等来了解社员对于社团的满意度以及相关其他需求，确认需要改进的地方。
（二）数据收集
数据收集阶段需要给高校社团制定一套量化评估指标。该指标必须量化、细化。根据不同社团的要求设立不同的量化标准，给出不同的分值。发现其中的问题，但是要识别问题发生的原因，是偶然性的还是系统性的。具体评估标准如下表1所示
以上海商学院的爱心贵州社团为例，爱心贵州属于上海商学院最大的一个公益性社团，入社没有任何门槛，每一届录取规模人数达到150，报录比达100%，平时参与活动的平均人数80个，举办大型活动参与人数50个，参与会议平均人数为90人，都能按时完成而且完成质量比较好，社团有比较完善的规章制度，每周开展一次活动。计算出整个社团西格玛等于2.82，实际感知均差为3，西格玛水平等于1.5+（3.72-3）/2.82=1.76，整个社团管理质量还达不到2西格玛水平。
（三）数据分析
数据分析阶段是依据上一个数据收集阶段所收集到的数据，分析其数据存在或改变的原因。比如开展一个社团会议，社团人员的出勤率下降，迟到现象严重。就要分析其中的原因，会议时间安排的问题、会议地点的问題还是会议通知的问题等等，如果发现社员出现纷纷退社的现象，也要分析其背后的原因，是社团管理方面出现了问题还是社员的学习状况发生了变化。
（四）项目改进
项目改进阶段是建立在数据分析阶段的基础上，是极具创新性的，根据数据分析阶段对社团出现问题的原因分析，然后提出针对性的建议，同时还需要进行风险评估，以下是针对社团存在的关键问题，提出的改进建议。
1、提高社团成立的门槛、加强对社团的审核
提高社团成立的门槛可以通过提高社团成立之初的人数规模、规章制度、管理流程以及业务流程等方面的审核，从而提高校社团的整体水平。在平时的活动开展中，加强对社团活动以及组织者的审核，使组织者在活动中注重经验的积累，活动的质量也得到相应的提升。
2、构建社团管理信息系统，提高管理效率
伴随着科学技术的发展，越来越多的管理工作离不开计算机网络，但在高校社团方面，社团的管理模式还停留在基于人工管理的方式。通过将社团管理工作进行信息化、网络化的改造，来加强社团的管理效率。例如建立一个社团信息管理系统，利用移动互联网及计算机技术，社团管理人员可将社团的各类管理活动在移动端进行整合，上传相关文件信息，实时在网上修改相关数据，记录相关进程，使管理工作更高效。该系统可以实现双向交流沟通的模式，学生可以通过社团给出的链接，直接进入系统，查看管理员预先设定好可查看相关信息。
3.加强社团之间的互动，提高社团的关注度
社团除了开展一些日常的活动，可以与其他社团相互合作，组织一些具有社团特色的高质量活动，例如爱心公益的社团之间可以联盟举办大型爱心义卖活动，学术型的社团与兴趣型的社团合作，既可以提高学术知识又可以增加娱乐性，社团之间的互动不仅可以丰富社团活动，而且可以提高社团的关注度。
（五）项目控制
通过实时跟进高校社团改进措施，确保项目改进预期效果的实现，在总结高校社团质量改进经验的基础上，优化改进措施，使社团管理标准化、优质化。
四、结束语
6σ管理理念被由美国的摩托罗拉公司提出的，至今被广泛应用在制造业并普遍取得成功。本文将6σ管理理念导入高校社团管理中，目的是运用科学、有效的方法来改善社团的管理系统，从而提高高校社团的质量。
