中等职业学校数字档案室建设面临的难题及对策
时间：2021-04-02 07:53:04 来源：达达文档网 本文已影响 人 
摘 要：档案室是中等职业学校的重要组成部分，随着信息技术的发展，传统的档案管理工作已不适应新形势下档案管理工作的实际需要。因此要加快建设中职学校的数字化档案室，有助于发挥数字档案室在档案管理中的重要作用，提高档案管理的工作效率，改善档案管理服务质量，还能够起到推进中职院校发展、提升中职学校形象的重要作用。
关键词：数字档案室；数字化；中职学校；改进措施
随着中职学校信息化水平的不断提高，档案管理数字化是档案管理工作发展的必然趋势。数字化的档案室是指将传统的档案资料，通过輸入设备，输入到计算机管理系统之中，由档案管理系统进行电子档案的管理工作。与传统档案管理工作相比，数字档案室具有更强的管理性，有利于档案管理工作的开展，使档案信息的收集、整理、检索、保管等工作，变得更加便捷，提升了档案信息的安全性。因此部分中职学校大力推进数字化档案建设，但是因缺乏建设经验，在数字档案室建设中存在有一定的问题。
1 中职学校建设数字档案室的重要性
近些年来，国家开始倾向于大力扶持中职学校，中职学校每年为社会培养大量的技术人才，这些人才在进入社会后，其个人工作中的聘任、升迁、调任等，都需要用到档案。若是传统的档案管理工作，势必无法有效提供档案信息服务，因此中职学校的档案管理工作急需改进，以提高档案管理工作水平，为中职师生及中职建设做好服务工作。中职学校开展数字档案室建设，可以使中职学校档案管理工作发生翻天覆地的变化，首先数字档案室实现了档案信息的集中管理。数字档案室将档案信息统一保存在服务器中，减少了档案的占地面积，打破了传统档案室互不联系的局面，使中职学校的档案管理工作融为一体。其次提升了档案的信息安全。在数字档案室中，档案信息存储在数据库中，并有相关备份，有效解决了档案信息丢失的问题。最后，提升了档案管理工作水平。依托计算机技术、信息技术、存储技术，使档案信息的收集、整理、分类、等工作更加便捷，档案信息检索更加快捷。
2 数字档案室建设存在的问题
2.1 资金缺乏的问题
数字档案室是由计算机设备、网络设备、输入设备、存储设备、控制系统等组成的档案管理系统，在构建数字档案室时，需要充足的资金支持，才能够购买数字档案室所需要的各项电子设备。但是中职学校对于档案管理工作不重视，未能给予数字档案室以相应的资金支持，导致中职学校的数字档案室建设因缺乏资金，相关项目未能落实到位，只能购买部分设备，起到改善当前档案管理工作的作用，未能实现整个档案管理工作的数字化，使数字档案室建设速度降低，不能发挥出数字档案室的工作能力。
2.2 档案数字化程度低
我国的数字档案馆处于起步阶段，其建设理论尚不成熟，缺乏健全的理论指导，这就中职学校在开展数字档案室建设时，因缺乏数字档案理论的指导，对数字档案室的认识程度不一，对数字档案室的理解也就不同，由此导致了档案数字化程度低现象的出现。有的中职学校认为数字档案室就是将纸质档案录入到计算机系统之中进行统一管理，遂添置了相应的计算机设备和录入设备，将纸质档案信息录入为电子档案，便是完成了档案数字化。这种认识仍处于浅层，对电子档案的利用程度较低，且没有重视电子档案信息的更新，以及与其他档案管理部门的联动。数字档案馆是一个整体性的系统，涉及到档案管理的各个方面，单一档案管理工作实现数字化并不是真正的档案数字化。如在数字档案室的归档工作中，部分中职学校仍停留在纸质档案阶段，因归档录入工作较为繁琐，部分工作人员为减少工作量，便存在着漏选的现象，导致所录入的电子档案信息不全，影响到数字档案室的建设。
2.3 数字档案利用程度较低
一些中职学校虽然建立了数字档案室，但是对于数字档案室的使用，仍处于传统的档案管理阶段，即管理者的思想意识并没有相应的更新，用传统的档案管理方式管理数字档案，导致数字档案室仍是处于档案信息的初步利用阶段。相比较传统的档案管理工作，此时的数字档案室只是提高了档案管理的工作效率，并没有能够发挥出数字档案室在档案信息服务、为学生提供就业指导、为领导者决策提供数据支持等方面的作用。
2.4 缺乏专业的技术人才
数字档案室需要由专业的技术人才来担任，但是从中职学校的数字档案室实际情况来看，其管理人员通常由任课教师来兼任，很少有专职的档案管理人员。数字档案室不同于传统的档案管理工作，数字档案室在信息检索、网络构建、设备架设、日常工作等方面，均发生了较为巨大的变化，尤其是数字档案室主要依赖于档案管理系统进行管理。若无高素质、专业的档案管理人员来担任档案管理员，档案管理工作将无法有效的顺利进行，各项档案管理工作必将处于停滞的状态。
3 推动中职学校数字档案室建设的对策
3.1 重视数字档案室建设加大资金投入
中职学校要转变思想认知，认识到数字档案室对于中职学校长期发展的重要性，给予数字档案室建设以重视和支持。首先是要加大对数字档案室的资金投入，中职学校要依托地方政府，积极推进数字档案室建设，实现与档案管理部门的信息对接。这就要求中职学校要在资金方面予以倾斜，对数字档案室建设所需的场地、设备等拨款，使数字档案室能够有充足的资金进行建设。若考虑到中职学校的经济现状，无法一次性建设数字档案室，中职学校的管理部门可以制定数字档案室建设计划，分步骤、按阶段进行，确保数字档案室处于建设之中。其次要提高数字档案室管理人员的工资待遇。中职学校之所以缺少专业的档案管理人员，一个重要因素是管理人员的待遇较低。同等档案专业技术人员职称评定与老师专业技术职称评定更难，但同等专业技术的工资待遇老师更高。因此相关部门要在档案专业职称评定职数及资金方面予以支持，酌情提高档案管理人员的工资待遇，改善他们的生活条件，只有这样才会有稳定的档案专职工作人员。
3.2 提高数字档案室信息的利用效率
数字档案室基于数字档案信息系统，对整个中职学校的档案信息进行统一的管理，其数字化程度较高，借助大数据技术，可以为中职学校的学生提供就业咨询和帮扶服务。数字档案室使档案管理工作不再局限于档案的收集与整理，而是可以通过分析档案信息，为中职学校的发展建言建策。数字档案室要根据学校现存的问题，借助数字档案室的快速检索功能，收集能够服务于中职学校当下的信息，为中职学校的进一步发展提供强有力的信息支持，使数字档案室的工作重要性凸显。
3.3 提高档案管理人员的综合素质
数字档案室对档案管理人员的知识素养、实践能力、专业技能等均提出了更高的要求，中职学校面对数字档案室的实际要求，应提高档案管理人员的综合素质，以满足数字档案室建设的需要。首先中职学校对待数字档案室要做到专人专岗，每个管理岗位由相应的管理人员进行负责，并落实责任负责制，要求管理人员必须按照数字档案室的管理要求进行工作。其次要对现有的档案管理人员进行技能培训，提高档案管理人员的知识水平、专业技能，重点是对档案管理系统的操作能力，能够熟知档案管理系统的各项操作，掌握数字档案室日常工作所需的各项技能。
4 结语
随着中职学校数字档案室建设的不断深入，其建设水平在不断提高，当此形势之下，要针对中职学校数字档案室建设中存在的问题进行分析，找出这些问题的原因所在后，采取针对性的措施，以提高中职学校数字档案室的建设水平，并推动中职学校的发展。
参考文献
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