零售业个体商户记账软件市场需求及设计要求实证研究

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[摘 要] 随着计算机科学技术的迅猛发展，会计电算化在零售业中的应用越来越普遍，给零售业企业的财务处理、发展经营带来了深刻的影响，然而零售业中的个体商户会计电算化的步伐却依旧缓慢。为此，本文从个体商户的角度分析了会计电算化的特点，提出了个体商户实行会计电算化的制约因素，并以武汉部分地区的零售业个体商户为研究对象，通过实地访谈，问卷调查，以及小组讨论等方式，对零售业个体商户目前的记账现状以及对记账软件的需求做了深度调研，揭示了零售业个体商户一般性的业务流程；同时探究了个体商户的记账方式、记账频率与记账软件需求的相关性；最后提出了针对个体商户模块化、流程化、标准化的记账软件设计要求。

[关键词] 会计电算化；零售业；个体商户；记账软件

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2013 . 18. 015

[中图分类号] F232 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194（2013）18-0023-04

0 引 言

零售业在促进一个国家经济发展，市场繁荣以及提高社会生活水平方面有着举足轻重的作用。我国零售业从20世纪80年代以来，经过30多年的不断发展，逐渐形成了以大型的综合超级市场为主导，各种专业市场为辅以及中小型个体商户为补充的完善的市场格局[1]。

近年来，中小型个体商户在零售业甚至国民经济发展中占有越来越大的比重。特别是在广大中小城市及乡镇市场，各种类型的中小型个体商户是零售业的主要形式。促进个体商户的健康稳定发展对我国经济的贡献作用不容小视。美国马尔科姆·P·麦克尼欧教授的轮转假说中提到：各零售企业为了招揽顾客、促进销售，必然要改善企业内部设施，美化购物环境。基于此，对于竞争如此激烈的中小型个体商户来说，提高工作效率，节省成本，实现生产、销售过程中的智能化、专业化，变得愈加重要和紧迫。随着计算机技术的发展，零售业中的大型的综合超级市场和各种专业市场已经广泛地实行会计电算化甚至信息化来辅助经营决策，大大提高了企业会计、财务人员的工作效率，为各种财务决策及生产经营提供了科学的指导。然而，由于自身特点限制，零售业中数量最多、覆盖面最广的中小型个体商户在调整记账模式、实行会计电算化的进程上却十分缓慢，这直接导致了中小型个体商户发展潜力不足，难以与其他零售业形式进行有力竞争的局面。

传统观念认为：零售业个体商户的记账内容单一，操作模式简单，没有必要实行会计电算化、使用记账软件等智能工具来辅助记账。此外，由于大部分个体商户的经营者尚不习惯使用电脑软件，他们认为使用软件一定程度上会降低工作效率，反而会增加不必要的时间及人工成本。可是，这种观念也会带来以下两方面的弊端：

（1）利用科技手段辅助经营的意识淡薄，店铺比较安于现状，向更高层次迈进的动力不足；

（2）部分店铺的账务数据混乱，不方便后期的查询、统计和分析，从账面反应店铺经营状况的效果较差。长远来看，不利于商户良好决策机制的形成，降低了商户的盈利能力。

本文以会计电算化为背景，以调查零售业个体商户记账软件的需求状况为目的，深刻探究影响个体商户使用记账软件的因素，并提出了软件设计要求，旨在为实现零售业个体商户的会计电算化奠定基础，为改善零售业个体商户的记账模式，提高经营效率做出贡献。

1 会计电算化的特点分析

会计电算化是指将电子计算机技术同传统的会计实务相结合，利用电子计算机本身所有的电子技术和信息技术更好地为会计工作服务，是一个应用电子计算机实现的会计信息系统[2]。会计电算化实现了数据的自动处理以及智能分析，不需要手工繁琐的计算，能有效减轻传统的手工处理会计信息的工作负担，因此个体商户的工作效率将会得到大幅度的提升。

会计电算化涉及到会计学和计算机科学，是一个学科交叉的门类[3]，它要求会计从业人员不仅要有扎实的会计知识，还要具备一定的计算机维护，数据库领域的技能。在当前市场经济多元化发展的前提下，企业对此类复合型人才的需求也是越来越高。中小型个体商户也应当转变观念，突破传统的人才应用机制，在提升自我竞争优势的同时，更加注重培养人员的综合技能。

在数据保存方面，实行会计电算化具有独到的优势，传统的纸质档数据变成电子数据存储在硬盘中，必要时可以对数据进行加密处理，有效防止数据的外泄和盗取。定期对账务数据进行备份，可最大限度地保证账务数据的完整性，避免了纸质档数据丢失的风险。同时，电子数据便于网络传输和交换，可以实现账务数据的实时共享，个体商户可以通过网络方便快捷地看到店铺的财务状况。

会计电算化可以促进商务智能（Business Intelligence）的实现，有研究表明，在大数据环境（Big Data）下，信息技术的使用可以建立充分的决策基础，为企业的决策和战略提供有效的指导[4]。因此会计电算化不仅能提供实用的账务数据处理功能，而且可作为决策支持系统辅助经营者决策，依托相关的财务软件，针对会计信息的半结构化决策问题，以管理科学、运筹学、控制论等学科为基础，通过背景资料、协助明确问题、修改完善模型、进行分析比较等方式[5]，为个体商户正确决策提供帮助。

2 零售业个体商户会计电算化的制约因素

相较于其他发达国家，我国会计电算化进程起步较晚。从20世纪70年代开始，我国才逐步开始摸索会计电算化的研究和使用。随着我国经济的发展和科技水平的提高，会计电算化在我国经济发展中的地位越来越重要。目前，我国的会计电算化已经有了一定的发展，但是会计电算化在零售业个体商户中发展缓慢，调查中只有不到5%的店铺使用记账软件。零售业个体商户的会计电算化依旧受到很多因素的制约。

2.1 行业因素

个体零售业一般规模较小，业务单一，记账方式简单。整个行业的发展并没有达到实行会计电算化的水平，部分个体商户缺乏相应的硬件设备及相关的技术知识。传统的手工记账方式存在已久，且被大部分商户所接受，形成了记账定式和行业默契，转换成本高。此外，个体零售行业商户众多，会计电算化的推行需要面对整个个体零售行业，实现难度较大。

2.2 经营环境因素

个体零售行业经营环境宽松而简单。个体零售行业并不像大型企业，需要对会计账目进行审计，政府和社会其他行业对于个体零售的经营约束也不大，其经营环境相对宽松。个体零售业涉及的经营主体一般为供应商、客户和自身，经营活动只涉及简单的买与卖，并不参与大量融资的行为，所以其资金数据基本只在进、销中流动，经营环境十分简单。个体商户业务计算一般只结算盈亏，目前的手工记账方式可以应对大多数的经营业务，改变记账方式的趋势不明显。

2.3 个体商户因素

个体商户对于会计电算化的认识明显不足，个体商户习惯遵从行业习惯，对于纸质记账有很大的依赖性。同时他们没有使用会计电算化软件的经历，对于会计电算化没有直观认知，会计电算化对于个体商户来说更大的是意味着增加经营成本。一般来说，由于个体商户普遍学历较低，缺乏对于会计的专业知识和会计电算化的认识，所以个体商户很少有会计电算的前瞻性眼光，同时也会对会计电算化工作中的数据保密性和安全性存在很大的疑虑。此外，个体商户缺乏使用相关记账软件的技能，这也是阻碍个体零售行业会计电算化的一个重要原因。

3 个体商户对记账软件的需求

为了进一步了解个体商户对记账软件的需求状况以及需求特点，本研究随机选取了武汉部分地区的中小型个体商户作为研究对象，以会计电算化作为研究背景。研究采取实地访谈和问卷调查相结合的方式，在访谈过程中主要了解个体商户的业务流程，确定数据节点。根据访谈结果设计调查问卷，主要涉及影响需求的因素，以及对软件的特点分析。

3.1 业务流程分析

通过实地调研与访谈，根据个体商户的经营特点，得出中小型个体商户一般性的业务流程图（图1）。从业务流程图中可以看出中小型个体商户的基本业务过程，以及在整个业务流程中与会计记录相关的数据流流向。在特定的业务环节，适宜通过会计记账的方式保留的重要数据，需要及时地进行收集和记录，并梳理它们之间的关系，以便于进行清晰的定位、整理与分析，从而为经营者提供决策支持。

个体商户的业务流程相对来说比较简单，首先是采购货物，有两种方式，①供应商送货上门，在这种方式中，供应商会提前联系店铺老板，了解所需商品，或向其推荐新产品和最近热销产品；②商户亲自上门采购，这样商户往往具有更多的选择，根据店铺特点和商品销售情况，合理地购进店铺所需商品。货物采购完毕后，进入验货阶段，商户主要根据进货单（供应商提供的货物清单），逐一核对商品信息，确定商品信息无误且完全符合要求后，便可上架销售；若商品存在质量问题，或价格不合理，商户可以拒收产品。在销售过程中，会发生赊欠的现象，需要及时地进行记录与复查，确保赊欠是在不影响整个店铺正常运营的情况下进行的。商品销售的同时，定期地查看库存情况，对于数量比较欠缺的商品或热销产品，可以建立相关的追踪文件，依据市场情况进行调整，保证产品的可持续盈利能力。

由上可见，中小型个体商户的业务流程中存在大量有效的数据，这些数据伴随着业务流程发生流动，形成大量数据流，随着经营时间的增长，会积累越来越多的业务信息。传统的记账方式难以对其进行全面的整理和分析，而以软件作为载体的记账系统则可以轻松地进行处理，真实全面地反映店铺的经营情况，甚至是进行经营预测。在数据保存、信息查询、统计分析等方面，记账软件都有独特的优势，从而为商户节省大量的人力、物力，提高经营效益。

3.2 个体商户记账软件需求现状

为了分析目前个体商户对记账软件的需求现状，本研究采取问卷调查的方式共发放了500份问卷，回收486份，有效问卷为469份，有效率为96.5%，然后通过SPSS 21.0统计软件对有效问卷进行统计分析发现，个体商户对记账软件的需求情况如表1所示。

通过上述的问卷调查，可以得出个体商户目前的记账方式现状。问卷调查结果显示，①目前大多数的个体商户采取记账簿的方式进行记账，占比为75.4%，整体来说记账方式较为单一；②有些个体商户不注重店铺财务状况的管理，有8.9%的商户从不记账；③使用记账软件记账的商户仅占3.5%，说明部分商户重视提高商铺的账务处理效率，同时也说明记账软件的使用率存在较大的提升空间；④10.5%的个体商户在电脑上用文本记账，说明他们具有用电子数据存储账务信息的意识，但记账模式并没有形成一个完善的体系和规范，不便于对账务数据进行处理。

查账繁琐和不会分析账务数据是记账过程中最大的2个困难，分别占比40.3%和45.2%。由于大部分商户采用记账簿记账，查阅账单和统计账务信息必然要耗费大量的精力，尤其对于需要逐一核实的特殊单据，比如退货、随机抽检等业务。分析账务数据也是个体商户经营过程中的瓶颈，大多数的商户并不具备相应的会计专业知识，对利润、库存、销售额、资产等财务指标的分析仅限于账面数据，不能够深入地挖掘数据之间的内在联系，可能丧失潜在的盈利方案。此外有21.2%的商户表示账务数据容易丢失，由于个体商户自身组织并不规范，账务数据的保存具有随意性，在面临重大变动事项时（比如店铺搬迁，更换财务人员等），历史数据的完整交接难以保证。可见，传统的记账方式依然存在不少问题，针对于数据的完整保存，智能分析，以及快速的记录查询将会成为个体商户关注的焦点。

由调查结果来看，需要记账软件来辅助记账的个体商户的数量占据首位，比例高达35%，说明大多数商户意识到自身记账模式存在的不足，期望更加完善的记账方案。其次，认为有没有无所谓的个体商户 占比28.1%，说明他们已经有着比较成熟的记账体系，或者是比较满足于现有的记账方式，使用记账软件并不会给目前的记账状况带来太多的改善。此外，仍有24.5%的个体商户持观望态度，由于缺乏对会计电算化的全面了解，对记账软件的功能及效用尚不清楚，他们认为要视记账软件的功能好坏来做出决定。最后，有12.3%的商户认为不需要记账软件，表明他们的业务可能过于简单，传统的记账方式已经能满足业务需求。

经过上述分析得出，个体商户对记账软件存在较高的需求度，市场空间广阔，大多数商户的记账模式需要向以记账软件为依托的会计电算化转型。

3.3 影响个体商户使用记账软件的因素

影响个体商户使用记账软件的因素有很多，通过实地访谈与问卷调查的结果，综合分析得出个体商户目前的记账方式与记账频率，是影响他们使用记账软件的两个主要因素。目前的记账方式普遍存在很多的不足，是个体商户寻求外在辅助工具的内在驱动力。记账频率是客观上存在的业务量的体现，是外部的影响因素。

3.3.1 目前的记账方式

为了进一步探究个体商户目前的记账方式对记账软件的需求的影响，本研究采用交叉列联表即检验的方式，来判断目前的记账方式与记账软件的需求之间是否存在相关性。根据问卷得出列联表数据，记账方式中“其他”频数为8，由于不符合卡方检验的要求，为了分析的准确性，将“其他”与“从不记账”合并为“从不记账”。同理，将“用电脑文本记账”与“使用记账软件”合并为“使用记账软件”，将“非常需要”与“需要”合并为“需要”。整理后的列联表数据如表2。

构造假设：

H0：记账方式与记账软件需求之间相互独立

H1：记账方式与记账软件需求之间相互不独立

理论数用T表示，可用公式：

Trc=

计算，其中=同行合计数 ，nc=同列合计数，n=总例数

按此公式，可以计算出每个单元格的理论值。

实际数与理论数的差值服从χ2分布：χ2=

自由度：？自=（r-1）（c-1）

经过SPSS 21.0计算，χ2检验结果如图2。

当显著性水平α=0.05时，临界值χ= χ=12.59，

52.217>12.59（即检验统计量>临界值）？圯拒绝H0

由以上分析，可以得出，个体商户对记账软件的需求与目前的记账方式存在一定的相关性。调查数据显示（见表2），使用记账簿记账的商户对记账软件的需求最大，可以认为，传统的手工记账模式已经不能满足现阶段个体商户业务经营的需要。

3.3.2 记账频率

记账频率是指个体商户在单位时间内记账的次数，频率越大说明商户的账务数据越多，寻求记账工具辅助记账的可能性越大，为了揭示记账频率与记账软件需求之间是否存在相关性，同样采取χ2检验的方式。经过统计，记账频率与记账需求之间的列联表如表3所示。

构造假设：

H0：记账频率与记账软件需求之间相互独立

H1：记账频率与记账软件需求之间相互不独立

经过SPSS 21.0计算，χ2检验结果如图3。

当显著性水平α=0.05时，临界值χ= χ=16.92，

52.217>16.92（即检验统计量>临界值）？圯拒绝H0

从检验结果可以看出，记账频率与记账软件需求之间存在一定的相关性，由表2 的调查结果可以看出，记账频率越大的商户对记账软件的需求越高。

4 针对于个体商户的记账软件设计要求

尽管2000年我国70%以上的大中型企业都实现了会计电算化[2]，然而这一观点对于中小型个体商户来说仍然很陌生。目前市场上和网络上存在很多版本的记账软件：①个人记账软件，记录简单的个人收支情况，不能满足个体商户的需求；②大型企业的专用财务软件，对个体商户来说，适用成本较高，操作复杂，功能冗余，并不适合作为管理账务的辅助性工具。

根据调查发现，个体商户对记账软件存在较高的需求度。基于此，有必要设计一款针对个体商户的记账软件，软件的设计主要符合以下原则。

4.1 模块化

模块化是指解决一个复杂问题时自顶向下逐层把系统划分成若干模块的过程，有多种属性，分别反映其内部特性，是一种将复杂系统分解为更好的可管理模块的方式。模块化可以使记账软件的业务处理逻辑更加清晰，方便个体商户的操作和使用。

根据调研，用户现有记账方式存在的主要问题为记账困难、查账繁琐、不会分析账务数据等。由个体商户的经营业务来看，账目填写与数据分析两者的关联性并不强，理论上可以独自作为一个模块，这样可以使整个记账系统相对简单。记账软件设计的目的正是为了解决这一问题，软件的模块化使整个记账过程或者查询分析过程清晰、明确地相对独立，避记账软件各部分相互混杂，用户体验值低的弊病。

4.2 标准化

针对于零售业个体商户记账软件的开发，应建立一个通用、统一的记账软件协议标准，并与市场细分相结合。此协议可以规定相同的数据接口（譬如数据的输入输出），或者规定公共的转换接口，使不同的数据可以相互转换以被识别。同时根据不同行业的特点，分别开发出通用的会计电算化记账软件，如便利超市商品小而多、装修行业的装修项目等，分别根据其行业不同或客户需求设计出不同的模块。

4.3 流程化

流程化是指以流程为主线的软件设计方法，要求从用户出发，从他们对软件功能的需求出发，来对软件进行设计。流程化并不着眼于单个功能的实现，而是着眼于用户需要完成的每一个任务。用户在对数据填写，信息查看以及数据分析的任何一个模块进行操作时，都只需要输入需要填入的数据及信息，而其他的所有操作由软件来实现。当数据填写完成时，用户所要进行的一切操作也随之完成。

流程化使得整个记账模式由单一的操作转为一个任务的完成，减少了软件的繁琐性，增强了软件的可理解性。由于记账软件针对的对象为零售业个体商户，他们大体很少接触到电子产品，在软件的使用过程中，进行太多繁琐的操作，会增加软件的使用难度。将记账软件流程化，使得软件的使用更贴近于现有的记账模式，易被用户所接受。

主要参考文献

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