信息生态视阈下档案馆信息资源的开发利用
时间：2021-03-27 08:14:18 来源：达达文档网 本文已影响 人 
摘 要：信息生态学是生态学与信息科学的交叉学科。在数字档案馆信息资源开发利用中引入信息生态理论，能帮助解决过程中遇到的问题，促进数字档案馆信息资源的开发利用。档案馆信息资源开发利用具有协调性、开放性、动态性、人为性。针对制约信息生态环境下档案馆信息资源开发利用的因素进行分析，通过加强信息资源建设、提高信息人的信息素质、改善信平台息环境，以提升档案馆的信息资源开发利用。
关键词：职业院校；档案馆；信息资源；开发；利用；信息生态
作者简介：王凯，男，江苏财经职业技术学院助理研究员，硕士研究生，主要研究方向档案管理。
中图分类号：G717 文献标识码：A 文章编号：1674-7747（2017）23-0047-04
一、信息生态学：数字档案馆信息资源开发利用研究的新视阈
信息生态学是由生态学与信息科学的交融发展形成。德国学者 Capurro最先提出信息生态的概念。学者Bonnie.A.Nardi和Vickih认为，信息生态系统是在特定环境里由人、实践、技术和价值四个方面构成。国内学者普遍认为，信息生态是一种均衡运动状态，为了满足需求，在信息人与信息环境间传输和反馈。
随着存储、传播、使用等方面的技术的进步，给传统档案管理带来了冲击，传统档案无法适应不断变化的需求，需要变革。而数字档案馆由此产生，以适应日益增长的文件信息需求。数字档案馆建成的信息服务和共享数据库通过计算机和网络向档案用户提供服务，充分开发和利用好数字档案信息资源，突出优势是提高了效率，节省了资源。当然也有不尽如人意的地方：（1）档案信息的数字化不到位，开放也不及时，由此带来部分文件信息资源无法使用。（2）数字档案馆工作员和用户间缺乏沟通，用户找不到所需的信息。（3）数字档案馆工作员无法将文件信息资源进行深度处理，无法有效利用文件中的隐藏信息，价值发挥不充分。用信息生态学理论尝试解决数字档案信息资源的开发利用问题，为研究开辟了新的方向。
二、开放与动态：档案馆信息资源开发利用的特征
（一）协调性
数字档案馆信息资源开发利用有信息人、信息资源、信息环境三个信息因子，因子有不同的角色定位：信息人是主体，信息环境是客体，信息资源是主体和客体间的纽带。三个信息因子相互依存和影响，任何因子的变化都会影响其它两者，三个信息生态因子构成动态的整体。[1]
（二）开放性
数字档案馆除了传统的服务功能外，还应收集电子档案和数字化传统档案，还具有丰富的网络信息资源。信息生态视阈下数字档案馆的服务对象应转向社会大众，这些转变都离不开档案馆与其它机构在人员、技术、信息等方面的交流。
（三）动态性
随着科学技术的日新月异，信息方面的政策和法律也需要不断修订和完善。人们的精神文化需求越来越大，对信息需求也越来越大、越来越全，这就要求数字档案馆抓住需求，收集丰富信息资源，引领人们的信息生活，悄悄改变着人们利用信息资源的方式。
（四）人为性
三个信息因子中最重要是信息人，主导者信息资源的开发利用以及平时的使用维护。面对人们增长的信息需求，数字档案馆信息资源开发利用有了动力源泉。同时，人的主观意识、档案信息意识、综合因素也影响着数字档案馆信息资源开发利用的成效，具有人为性。
三、资源与环境：制约信息生态环境下档案馆信息资源开发利用的因素
为了满足档案用户的需求，提高开发利用率，需建立数字档案馆信息生态系统。在信息资源、信息人、信息环境三个方面制约数字档案馆信息资源开发利用需要剖析，以提供针对性的对策。
（一）信息资源方面
1.传统档案信息化不高。由于数字档案馆的建设历史短，馆内档案信息资源较少。保存的纸质档案没有及时转化为数字档案，这便是馆藏资源不足的主要原因。通过数字档案馆检索发现，很多档案只能检索到目录，具体章节文字看不到，導致数字档案馆建设的实际产生作用不大。在数字档案馆建设过程中，单纯文字档案居多，而多媒体档案信息资源较少。由于数字档案馆是在传统档案馆基础上建立起来，加之以前技术限制，馆内档案信息资源的来源狭窄，导致档案馆信息资源数量较少。
2.档案信息未实现高度共享。目前，数字档案信息目前主要靠目录检索，档案信息全文录入较少。针对档案用户来说完整的文件信息更有使用价值，而只有目录的数字化信息资料，无法满足用户的需求，也无法实现数字信息资源高度共享的目标。[2]国内各省各部门之间缺少沟通，导致文件等档案格式难以整合，档案信息的开发利用有限。
（二）信息人因素
关键信息因子是信息人，信息人包括档案工作人员和档案用户。服务理念、知识结构等因素影响工作人员，进而影响档案馆信息资源的开发利用。档案用户的素质高低也影响着信息资源的开发利用。
1.档案工作者知识结构和储备不合理。只有掌握专业知识档案和精通计算机专业知识才能开发数字档案信息资源，目前，普遍存在的情况是档案管理员熟悉传统档案管理，不懂技术，不会运用新设备，更是对深层次的技术和安全问题束手无策。而计算机专业的管理员刚好相反，虽能处理好技术系统问题，对档案知之甚少，难以开发档案信息资源管理系统。由于数字档案信息开发者知识结构和储备不合理，开发档案信息资源受到了限制。在信息社会中，数字档案馆管理员信息素养水平很关键，包括获取信息时间和渠道的能力、评估和利用信息的能力。在我国，数字档案工作者的知识结构不完善，意识形态依然落后，使数字档案信息资源开发利用进展缓慢。
2.档案用户档案观念不强。用户档案意识的缺乏也在影响着数字档案信息资源开发利用。由于历史因素，档案部门神秘而容易被人忽视，利用率低。正是由于这种被“忽视”的存在感，打击了档案管理员开发和利用数字档案信息资源的积极性，导致数字档案馆有价值的成果少，反过来也影响了用户利用档案的热情，导致恶性循环。
（三）信息环境因素
1.网络信息安全环境严重。数字档案网络安全是指数据库和系统的软硬件持续可靠运行，防止意外或恶意的破坏、泄漏、网络服务中断情况的发生。由于技术或人为因素，数字档案馆主要存在的网络安全问题是外部攻击。数字档案馆中会有国家、社会团体或个人有价值的信息文件资料，网络黑客和犯罪集团借助网络对档案馆机密信息进行获取和销毁来达到自身利益，如网络窃听、修改、伪造、传播病毒和木马。这些行为不但造成数字档案资源不安全运行，还影响用户的正常使用。
2.主动服务意识不强。我国数字档案馆服务大都仅限于被动地为档案用户提供查档咨询，而对档案用户的信息需求不管不顾，更不能有效的主动服务。档案馆服务与用户需求不能对接，直接影响了档案馆信息开发与用户的信息利用，打破了数字档案馆信息生态系统的平衡。如今网络技术高速发展，若数字档案馆不能针对需求开发信息资源，主动提供服务，将更加难以适应档案用户信息需求多元化的发展趋势。
四、加强与提升：推进档案馆信息资源开发利用
（一）加强信息资源建设
1.丰富数字档案馆资源。数字档案信息资源的开发和利用需要有丰富的档案资料。中国的数字档案馆可以从以下三个方面丰富数字档案信息资源：（1）加强档案数字化建设。数字档案信息资源的主要途径是通过传统档案的档案数字化，在其过程中，增加信息资料目录同时，更需要大量数字化信息资料内容。（2）加强网络信息的收集。评估数字档案收集资源的质量不仅取决于数字档案本身拥有的档案质量，还取决于由网络收集而来的档案信息资源质量。丰富数字档案资源的有效途径便是通过互联网获取信息。（3）收集本地特色档案。根据地方文化中旅游、饮食特色，需要在各地政府的支持下收集文件信息，即丰富了数字档案的收集，也有助于建立特色数据库。
2.提高共享程度。提高数字档案馆资源的共享程度会直接促进数字档案馆信息资源开发利用。数字档案馆全文数据库数量少、无统一标准影响着数字档案馆资源共享程度。因此，迫切需要建立一个完整体系的全文数据库，开放更多档案，制定统一的信息标准，从而实现数字档案信息资源的高共享程度。数字档案馆主要内容是，文件数字化文件资料的目录内容，让用户可以远程使用馆藏信息资源。制定统一的信息标准。增加数字档案信息资源的共享需要，保护需要国家有关部门对数字档案馆的宏观调控，统一规定数字档案信息管理系统的建设标准和档案数字化格式。[3]想让用户增加需求，必须要提高数字档案信息资源的开放率，最重要的是数字档案管理员严格按照相应法规要求，开放符合要求的档案资料。
（二）提高信息人的信息素质
1.转变服务理念。以前，档案管理员往往只负责存档和查询，导致档案馆利用率低，不利于数字档案馆的可持续发展。信息生态环境下数字档案馆信息资源的开发利用要求档案馆工作人员主动服务，关注社会新闻动态，整合信息资源，主动提供有价值的档案信息。并且，档案管理员还应及时了解人民群众对档案信息的需求，收集整合所需的信息，最大程度发挥档案价值。
2.加强培养教育。数字档案馆从事信息搜集存档工作，工作人员应对档案专业知识和信息技术熟练掌握。目前，虽然数字档案馆纷纷成立运行，但馆内不少工作人员停留在传统档案管理模式上，离数字档案馆发展的要求还有一段距离，这就迫切的需要加强工作人员信息技术的学习，还要加强档案专业知识学习。如今社会知识信息日新月异，人们对档案信息的需求也在变化，数字档案馆的信息管理模式和服务方式也随之变化，数字档案馆的工作人员需要更新知识，掌握最新档案专业知识和技术，适应数字化档案馆发展的需求。同时，还要通过各种培训使工作人员能够熟练操作档案管理软件，为档案馆信息资源开发与利用作贡献。组织培训档案馆工作人员是一方面，还需配套考核激励制度，对工作人员在相关知识学科领域取得成绩给予表彰和职称评定的倾斜，提高参与和自主学习的积极性。
3.加强人才引进。数字档案馆信息资源的开发利用不单单需要档案学专业人才，还需要管理、技术、法律等方面的人才。其中，管理人才需有先进的档案管理理念、熟知数字档案馆的运行模式，只有这样才对馆内资源科学调配，全面掌握信息资源开发利用的进度。数字档案馆最重要是拥有丰富储备的数据库，数据库信息系统的建立、运行、维护都离不开拥有信息资源的开发利用的人才。数字档案馆还在逐渐发展，有些法律法规存在漏洞和争议，信息资源在开发利用的法律层面需要专业人才的保驾护航，减少不必要的麻烦和法律风险。
（三）改善信息环境
1.完善服务平台。目前，各地纷纷建立数字档案馆，但由于行业内缺乏沟通协调，没有形成有效链接，数字档案馆服务平台狭小，制约了档案馆的发展和用户需求，应从以下三个方面完善数字档案馆服务平台：（1）制定数字档案馆建设的计划。数字档案馆的建设任重而道远，相關部门应制定总体计划，减少重复建设，提高建设的效率。需要自上而下，整体设计，先确立总体框架，然后确定数字档案馆的发展方向、建设步骤，描绘出发展蓝图。（2）充分利用云计算技术。云计算由分布式系统、网格计算发展而来的新型计算模型，核心是提供数据存储和网络服务。数字档案馆正式利用了云计算使用的低成本、大存储等特点，适合档案的存储与利用。云计算还可以通过互联网实现异地查询，提高馆藏资源的共享程度。（3）开辟新的利用途径。智能手机使用率已超过70%，微信和QQ等常用软件越来越方便，发布平台容易申请，方便操作，功能强大，丰富了档案用户获取信息的途径，还可以提供不同主题的手机报服务。
2.加强信息技术保护。数字档案馆的数据库是电子的，数字化的信息，容易被泄露、修改和销毁，这就需要格外重视信息技术保护。防火墙技术，防火墙在内部网和外部网之间的界面上构造的保护屏障，保护内部网免受非法侵入。防火墙的功能是扫描信息，过滤病毒，拒绝不明访问者。数据加密技术，数据加密技术简言之是将信息加密转换，需要加密钥匙才能打开和使用。这项技术保护档案信息不被窃取，提高了安全性。数字水印法和数字签名是基于嵌入数字载体来生产制造和识别的技术，而隐藏在载体中的标识和字符标识了信息来源，保护著作权。
3.建立用户跟踪反馈机制。信息生态系统是对收集、交流信息实现信息循环，促进可持续发展的动态信息系统。数字档案馆在服务用户的同时，也需了解档案用户的反馈信息，通过收集分析，了解数字档案馆开发利用的不足，进而完善开发利用，建立双向交流机制。[4]数字档案馆在提供信息利用的过程中要对用户进行全程服务、跟踪反馈，第一步了解档案用户的信息需求，第二步跟踪掌握用户信息搜索利用情况，第三步关注信息解决用户问题的效果。
参考文献：
[1] 祝晓琴.信息生态环境下数字档案馆信息资源开发利用研究[D].湖南：湘潭大学，2015.
[2] 邸家琴.基于文化自觉视角下高校档案馆服务策略研究[J].兰台世界，2016（11）：54-56.
[3] 王晓燕，王新华，王永瑛.基于信息资源共享的高校档案管理模式重构[J]. 河北企业，2015（12）：42.
[4] 肖敏.大数据环境下档案利用服务体系建设研究[D].湖南：湘潭大学，2015.
[责任编辑 李 漪]
