浅论数字档案馆建设的理论基础
时间：2021-03-27 08:15:35 来源：达达文档网 本文已影响 人 
摘 要：本文从档案学、管理学、经济学的基本理论出发，简要阐述了数字档案馆建设的理论体系。
关键词：数字档案馆 建设 理论
数字档案馆是信息技术发展的产物，有的学者认为它是一种新的档案馆形态，有的学者认为它仅是一种抽象概念或一种服务思想，并不能称为独立的档案馆形态。笔者认为数字档案更多的是一种信息服务机制和模式，它是对传统档案馆的继承和发展，打破了传统档案馆服务在时间和空间上的限制，开创了全新的信息服务机制和模式。随着全球信息化的迅猛发展，数字档案馆已经从理论变为现实。在数字档案馆建设的实践中，科学理论的指导是至关重要的，否则实践就会失去正确的方向。因此，我们有必要对数字档案馆建设的理论体系进行深入的探讨。
1.数字档案馆的定义及特征
由于数字档案馆的概念是近年提出来的，形成时间尚短，人们对它的认识甚至连提法（这种未来档案馆的称谓）都没有统一起来。因此，我们现在要对数字档案馆进行理论研究和实践建设，就必须首先明确数字档案馆的定义及特征。
目前， 国内外关于数字图书馆的定义有近百种，没有形成一致的见解。与此相类似，关于数字档案馆的定义也有数十种之多，目前尚无一个规范的权威性的定义，这就有可能造成在把握数字档案馆建设方向上的不一致。总的来说，这些定义又可以粗略地归纳为两种类型： “一是认为数字档案馆是一种实体概念、机构概念，是一种新的档案馆形态，即依赖数字化技术，对传统档案馆馆藏文字、声音、图像等进行数字化，并对这些数字化档案信息进行存储、传输和处理，在网络化环境中被本地和远程用户存取的一种新型档案馆。另一种认识是，数字档案馆是一种技术模式，是一个数字化的信息系统，是以文件和档案信息为特定对象的有序的信息空间和开放的信息环境。它可以将分散于不同载体、不同地理位置的信息资源通过网络相互连接，向用户提供方便快捷的在线服务。”①或者说，前者是一种基于本馆信息化的数字档案馆（狭义的），后者是一种基于信息共享的数字档案馆（广义的——笔者将之界定为虚拟档案馆）。
要真正认识数字档案馆，仅仅了解数字档案馆的定义是不够的，还必须了解数字档案馆的特征，即什么样的档案馆才能称之为数字档案馆。由于对数字档案馆的含义有不同的理解，因而目前对数字档案馆特征的揭示也就有不同的表述。仅举几例予以说明。如有的学者将数字档案馆的特征揭示为档案馆管理自动化、馆藏档案信息数字化、档案信息组织标准化、档案信息存储海量化、档案信息传递网络化、生成空间虚拟化、档案信息服务社会化；②有的学者将其概括为，数字档案馆在存在方式上是一种无形的信息组织与利用环境、在运行方式上是存取档案信息的网络化、在功能定位上是以“存取”为中心对分布于各地的档案信息资源进行动态搜寻联结；③也有的学者将其归纳为，以数字技术进行档案信息资源的组织与存贮、以网络技术进行档案信息的发布与传递、以超文本等信息技术进行档案信息的有效访问与查询、以公共档案馆为主要档案信息源及网络节点、对具有国家和社会意义的档案资源进行宏观监控、为全社会提供档案信息资源服务。④考察种种数字档案馆特征的不同表述，笔者发现目前绝大多数学者都是从广义的数字档案馆的角度来进行揭示概括的，但狭义的数字档案馆和广义的数字档案馆毕竟有所不同，因而对于数字档案馆特征的揭示应有所区别。
2.数字档案馆建设中的档案学理论基础
数字档案馆是在传统档案馆的基础上发展起来的，是传统档案馆与信息技术的结合的产物。因此，传统档案学理论对数字档案馆建设也具有非常重要的指导意义。
2.1文件生命周期理论
文件生命周期理论，是在文件从其形成到销毁或永久保存这一过程中，研究文件属性与人的主体行为之间关系的理论。该理论的核心思想可以概括为三点：第一，文件从其形成到销毁或永久保存，是一个完整的运动过程，这一过程就是文件生命周期；第二，根据文件价值形态的变化，文件生命周期可划分为若干阶段；第三，文件在每一阶段因其特定的价值形态而与保存场所、管理方式之间存在着一种内在的对应关系。
数字档案馆建设要以档案信息的数字化为基础，这些数字化的档案信息也有自身的运动规律，它的运动过程大致可以分为现形期、半现行期和非现行期。在每个运动阶段，这些数字化的档案信息表现出不同的价值形态，是第一价值逐渐减弱第二价值逐渐显现的过程。第一价值是档案信息对其形成者的价值，第二价值是档案信息对社会的价值，由于信息技术在数字档案馆的大量运用，数字档案信息的传播打破了时间和空间的限制，大大缩减了第一价值向第二价值的转化过程，数字档案信息的社会价值能够在它有限的生命周期内更大范围得以实现。
2.2档案文件的利用与保密理论
“档案文件的利用与保密理沦”告诉我们，档案具有一定的机密性，这是档案和一般信息资料不同的特点之一。档案的机密性是由于从其前身文件开始，就有绝密、机密、秘密的区别所致。多数非涉密文件从形成之日起就可以对外提供利用，少数具有机密性质的文件，当它们转化成为档案之后，其机密性仍然保留，利用也要受到一定的限制。但是，档案的机密性是有时间性的，并非固定不变。档案的机密性是随着时间的推移和条件的变化而不断变化的，有些档案经过若干年后仍有机密性，但多数档案经过一定的时间其机密性会降低乃至消失。随着档案机密程度的逐渐弱化，利用限制也逐渐缩小，利用者范围逐渐扩大，最后必将导致档案价值的广泛实现。“档案文件的利用与保密理沦”还告诉我们，即使是涉密档案，其保密对象也是有一定范围的。因此，涉密档案在特定的时限和对象范围内，也是可以提供利用的。⑤
档案文件的利用与保密理论是数字档案馆建设的基本理论，在制定数字档案馆建设的规划中，我们必须考虑到建立相应的保密制度。一方面我们要给数字档案信息确定明确的保密等级，定期进行数字化鉴定，对保密等级及时做出调整，具体规定数字档案信息开放利用的范围和对象。另一方面数字档案馆在建立自己的保密制度时也要考虑自身的特点，数字档案馆的用户大多为虚拟用户，我们很难对其利用过程进行有效的监控，很容易造成档案信息的泄漏。因此，在数字环境下，我们需要建立有效的监督机制和采用各种保密技术保障数字档案信息安全，即要保证合法用户使用数字档案信息，又要防止其将数字档案信息泄漏给非法用户使用。
2.3档案鉴定理论
档案的鉴定就是按照档案鉴定工作的原则、标准和方法，甄别和判定档案的现实使用价值和历史价值，确定档案的保管期限，剔除失去保存价值的档案予以销毁。它必须从国家的整体利益出发，用全面地、历史的、发展的观点分析档案的作用，判定档案的价值。
数字档案信息的大量涌现增加了档案鉴定工作的复杂性和难度，使得档案由谁鉴定、怎样鉴定、为谁鉴定的问题也变得更加复杂。首先，有学者对比中外档案鉴定人员组成的异同，结合数字档案信息的特性，认为档案鉴定者应为由多方人员参加的鉴定组合，在鉴定档案价值时，即要考虑宏观层面，又要照顾微观层面，兼顾数字档案信息的第一价值和第二价值，进行技术和内容的双重鉴定。其次，科学确定数字档案信息鉴定的标准，包括：数字档案信息的内容、形成者、形成时间、完整度、名称、可靠度、重要度以及相关的信息技术标准。最后，数字档案信息鉴定应当挑选反映人类生活的方方面面“社会记忆”。数字档案信息的挑选需要考虑各方面的需求，即要考虑它的现实价值，又要考虑它的历史价值，即要注重它的个体价值或第一价值，又要注重它的社会价值或第二价值，“一是要按照文件形成者的利用需求挑选；二是按照普通公众利用需求挑选；三是按照当代学术研究人员（ 主要是历史研究人员） 的利用需求挑选；四是按照未来学术研究人员（ 主要是历史研究人员） 的利用需求挑选。”⑥
3.数字档案馆建设中管理学理论基础
管理学是现代学科体系中一个非常重要的学科领域，它渗透到社会生活的方方面面，可以说没有管理现代社会就无法生存。档案学是研究档案管理的过程和方式的学科。因此，数字档案馆建设也应吸纳管理学的一些理论与思想，争取以有限的信息资源实现服务效果的最大化。
马斯洛的需求层次理论。
马斯洛的需要层次理论，对揭示人类复杂的需要的普遍规律性做出了贡献，且具有直观、易于理解、相对较合理等特点，因此成为国内外许多管理理论的重要基础。该理论基于两个基本假设：一是人主要是受满足某种需要的欲望所驱使的需求动物。人类的需要是无止境的，当个人满足一种需求之后，就会产生另一种需求。二是人类所追求的需要具有普遍性，这些需要有层次之分。其中，生理需要是维持人类自身生存的基本需要，是人类最原始、最基本的需要。如衣、食、住、行、性的需要。在生理需要得到满足之后，人就会产生安全需要，如避免职业病及事故，摆脱失业威胁及某些社会保障的需要。再上一层需要，是社交的需要，如满足归属感，希望得到友爱等。尊重需要可分为内部尊重及外部尊重。前者指希望自己有实力，后者指对地位、威望的需求。自我实现的需要是个人的最高需要，要求实现个人抱负，施展才能。马斯洛认为，上述五种需要是按次序逐级上升的。当下一级需要获得满足之后，追求上一级的需要就成为行动的动力了。
数字档案馆建设的一个重要内容就是用户研究，用户研究的核心内容就是用户的需求分析。目前，我国数字档案馆建设虽然取得了一定的成就，但是在服务观念、服务模式上仍然是一种被动服务而不是主动服务。数字档案馆要想在未来取得更大的生存空间就必须变被动为主动，分析用户需求，划分用户的需求层次，更好的满足用户需求，否则，就有可能被未来其他的信息服务机构所取代。一方面数字档案馆要分析不同用户档案信息需求的特点，例如：机关工作人员需求具有及时性和准确性，工程技术人员需求具有成套性和及时性，机关领导需求具有浓缩性和集成性。另一方面数字档案馆也应研究同一用户群体在不同时期的需求特点，分析用户需求的动力，研究用户由低级需求向高级需求发展的规律。
4.数字档案馆建设中的经济学理论基础
经济学理论主要包括微观经济学理论和宏观经济学理论，微观经济学（Microeconomics）又称个体经济学，小经济学，是宏观经济学的对称。微观经济学主要以单个经济单位(单个的生产者、单个的消费者、单个市场的经济活动)作为研究对象，分析单个生产者如何将有限的资源分配在各种商品的生产上以取得最大的利润；单个消费者如何将有限的收入分配在各种商品的消费上以获得最大的满足。同时，微观经济学还分析单个生产者的产量、成本、使用的生产要素数量和利润如何确定；生产要素供应者的收入如何决定；单个商品的效用、供给量、需求量和价格如何确定等等。宏观经济学又称总体经济学、大经济学。是微观经济学的对称。宏观经济学是现代经济学的一个分支。宏观经济学以整个国民经济为考察对象，研究经济中各有关总量的决定及其变动，以解决失业、通货膨胀、经济波动、国际收支等问题，实现长期稳定的发展。因此，经济学的一些理论与方法对数字档案馆建设也具有重大的指导意义。
商品价值规律。
商品生产和商品交换的基本经济规律。即商品的价值量取决于社会必要劳动时间，商品按照价值相等的原则互相交换。在私有制社会中，价值规律自发地调节生产，刺激生产技术的改进，加速商品生产者的分化。在社会主义社会中，由于社会主义经济是在公有制基础上的有计划的商品经济，因此，社会主义计划经济必须自觉依据和运用价值规律，以促进社会主义经济的发展。价值规律是商品经济的基本规律，但并不是商品经济中唯一的经济规律。商品经济中有许多经济规律，价值规律是基本的规律。价值规律的表现形式是价格受供求关系影响围绕价值上下波动。
数字档案信息产品与其它商品有很大差别，其他商品的生产目的是为了交换，获取利润，数字信息产品在进入市场之前并不是为了交换，而是为了满足自身或社会的信息需求，用户只有在获得数字档案信息拥有者的批准之后才能取得相应的信息产品，不像其他商品在市场上可以随意买到。因此，数字档案信息产品只有进入市场之后，价值规律才能发挥作用，才能称为数字档案信息商品。数字档案信息之所以能够成为商品并进行交换应满足以下条件：一是它消耗了人类劳动，拥有价值。二是信息技术的发展与应用，使数字档案信息不依赖于固定的载体而存在。三是信息市场的建立，数字信息产品不受时间和空间的限制自由流通。四是用户的信息需求。目前，我国已经初步具备这些的条件，但是，数字档案信息商品的生产、分配、交换和消费还缺乏相应的制度和法律保障，有待于相关部门制定完善相关的制度和法律加以规范。在数字档案馆建设中，数字档案馆应充分利用市场的调节作用，将已经开放利用的数字档案信息产品及时的推向市场，实现数字档案信息的价值，达到数字档案信息商品的生产、分配、交换和利用的良性循环。
数字档案馆建设是一个复杂的系统工程，它需要运用多个学科的理论与方法，需要各级政府部门通力协作，需要制定科学的实施方案，需要档案工作人员拥有较高的综合知识，包括档案学、管理学、经济学、信息学、心理学等方面的知识。本文主要从档案学、管理学、经济学的基本理论出发，对数字档案馆建设的基本理论体系进行了初步的探索，当然数字档案馆也有自己独特的理论，这是数字档案馆存在的理论基础，但是它也需要其他学科领域的理论为指导，才能保证自身的健康发展。◆
参考文献：
①冯惠玲主编：《电子文件管理教程》，中国人民大学出版社2001年版，第23页
②傅荣校著：《档案管理现代化——档案管理中技术革命进程的动态审视》，浙江大学出版社2002年版，第 330—334页
③冯惠玲、张辑哲主编：《档案学概论》，中国人民大学出版社2001年版，第 111页
④薛匡勇著： 《档案馆论》，第二军医大学出版社2002年版，第 207页
⑤胡燕.档案学基本理论对机关档案室开发服务的指导.档案与建设，2004,2
⑥刘东斌.档案鉴定——挑选什么.档案管理，2006，4
作者简介：周永辉（1978-），男，广西民族大学管理学院2004级档案学硕士研究生，现在漯河医学高等专科学校工作。
