浅议学校档案管理网络化
时间：2021-04-06 08:07:10 来源：达达文档网 本文已影响 人 
摘 要：文章首先针对当前学校档案进行网络化管理的过程中主要存在问题进行了详细的分析和介绍，进而结合现今存在的主要问题提出了几点对应的建议和策略，希望能为一些学校的档案网络化管理建设提供有效的借鉴。
关键词：学校档案 管理 网络化
随着信息技术的快速发展，越来越多的行业开始应用这项技术，学校的档案管理工作也不例外，通过网络技术的应用，不仅能够使学校的档案管理工作实现科学化、高效化的管理，同时还能够在很大程度上减轻档案管理工作人员自身的工作压力和任务量，但在现实情况中，许多学校的领导层忽视了对档案管理工作的重视程度，这就使得针对档案管理工作的网络化建设遇到了许多困难，本文就针对这一问题进行如下的论述和分析。
一、对学校档案进行网络化管理主要存在的问题
（一）缺乏完善的管理制度
许多学校在借助多媒体网络进行档案的管理时往往缺乏一套相对完备的管理制度，这主要是因为绝大多数的学校领导对档案的管理工作不是十分的重视。但是由于这些管理制度不够完善，就会使许多实际管理工作不能够真正的落实到位，没有一个可供参照的工作标准让从事档案管理工作的人去遵守，这就造成了管理人员对工作的松懈和疏忽。实际上，档案的管理工作关乎着一个学校的发展，对于整个学校的管理工作都是非常重要的，如果缺乏一套完善的管理制度和严格的监管机制，就会让管理人员在进行工作时流于形式，这在很大程度上就弱化了档案管理工作应有的意义。
（二）管理设施落后
学校对于自身档案管理的水平都是不同的，这主要是因为各个学校的管理工作都是相互独立的，这也造成了每个学校硬件设备和经济实力的水平存在比较大的差异。对于一些经济条件好的学校，他们配备的档案管理设备都是一些功能齐全、操作方便的管理程序，而一部分学校由于受资金限制，应用的管理软件大多功能单一，同时标准化的水平非常低，一些数据并不完整，例如在档案管理中没有对主题的标引，这在很大程度上限制了网络化管理作用的发挥。在这一方面，我国的教育部门并没有一个统一的规定和发展计划，这也使得许多学校对于后一种情况不以为然。
（三）数据库不够规范
实现学校档案的网络化管理是建立在一个完整、规范的数据库基础上的，许多学校经过了长期的发展已经建立了属于他们自己的数据库，但是这些数据库大多是管理人员建立的，并不具备很强的规范性，同时从规模上来看也比较小，类型上也比较单一，仅仅能对校内提供相应的数据服务，这在很大程度上造成了数据库利用率的低下。
（四）管理人才的缺失
实现学校档案的数据化管理单一依靠计算机多媒体网络并不能很好地实现，还需要借助于管理人员的日常维护和管理，许多技术和硬件设备都需要人去管理和维护。但是对于大多数的学校的领导来讲，由于他们并不是十分重视档案的管理工作，因此这个岗位反而成为了一些领导亲属工作的安插对象，认为这项工作无关紧要，同时工作量也不大，而这些人本身并不具备很好的网络技术水平，同时对工作的重视程度也不够，根本不能实现档案的有效网络化管理。同时，也有一些学校的档案管理工作是由其他部门的教师兼任的，如计算机教师，这些教师本身将更多的工作重心放在了他们的本职工作上，对于档案的管理工作通常不是十分在意，这也会导致整个管理工作不能发挥出应有的效果。
二、学校档案管理的网络化建设和实施
（一）制定完善的网络化管理标准
档案的网络化管理工作本身具有非常强的专业性和科学性，需要管理人员能够遵循某一个具体的操作流程来执行，这也是做好档案网络化管理工作的重要前提。对此，学校应该针对档案管理工作制定出一套统一、科学的管理标准，标准的内容应该涉及到档案信息的贮存、档案信息的管理、档案信息的采集、档案信息的管理软件以及档案信息的网络系统等多个方面。只有通过管理标准的制定，才能够从根本上保证学校具有符合其自身发展特点的网络管理系统，进而实现后续的信息资源共享以及最终的信息社会化，为公众提供有效的服务。现如今我国从事档案管理程序研发工作的技术人员已经开发出了许多系统软件，但这些应用程序从整体上来看都是一些大型的综合类档案管理应用软件，对于学校这种针对性较强的档案管理工作并不是十分适用，需要根据学校的实际发展情况开发出一种配套的标准应用软件，而这项工作就不是学校依靠自身实力能够实现的，需要相关的教育主管部门进行统一的组织和管理，或是成立一个专项的部门来针对学校档案管理工作的网络化建设展开工作。
（二）加强数据库的建设
学校档案的网络化管理主要就是通过数据库来实现的，数据库属于整个网络系统中非常重要的信息资源，因此，要想实现整个管理系统的有效建设，首先就需要加强数据库的建设。在建设数据库时，要以国际上和国家制定好的统一标准来执行，集中物力、财力和人力来建设成通用性好、标准化的全文数据库、条文数据库、多媒体数据库。此外，学校还应该充分结合自身的实际特点和发展情况建立属于自己的数据库，以此来改变现有的低水平建设、重复性建设和力量分散的局面。对于一些学校数据库规模比较小的情况，这些学校还要抓紧对数据库进行标准化、规范化的改造，以实现数据库容量的扩大以及数据库上网率的提升。
（三）加强管理人员的能力培养
针对当前普遍学校内部档案管理人员自身专业能力低下的问题，学校应该加强对管理人员自身综合能力的有效培养，积极引进一些具备专业能力的人员参与到学校的档案管理工作中。与此同时，对于学校现有的管理人员，可以定期组织专业的技术培训，更新工作人员自身的知识结构，有效提升他们的业务能力，使他们能够尽快地掌握一些先进的技术应用手段，更好地适应档案室的网络化工作安排。
结语：
综上所述，许多学校在进行档案管理工作的建设时往往忽视其对于学校本身发展的重要程度，对于学校的成就、先进教师以及教学改革等内容都没有一个有效、详细的记录，这在很大程度上不利于学校档案管理工作的网络化建设。对此，学校应该重视对档案管理的网络化建设，制定出一套完善的管理标准，同时还要注重管理人员自身综合能力的有效培养，同时还要建立健全相关制度和规法，这样才能从根本上实现学校管理水平的进一步提升。
参考文献：
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